PAGE經(jīng)偵安保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)經(jīng)偵安保檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為經(jīng)偵安保工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)與經(jīng)偵安保工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義經(jīng)偵安保檔案是指在經(jīng)偵安保工作中形成的，具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于案件卷宗、安保方案、監(jiān)控記錄、人員信息、設(shè)備檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)經(jīng)偵安保檔案進(jìn)行集中管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映經(jīng)偵安保工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立經(jīng)偵安保檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善經(jīng)偵安保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行審核和登記，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.經(jīng)偵案件的立案報(bào)告、偵查過程記錄、證據(jù)材料、結(jié)案報(bào)告等。2.安保工作方案、應(yīng)急預(yù)案、演練記錄等。3.監(jiān)控設(shè)備的安裝、維護(hù)記錄，監(jiān)控視頻資料等。4.安保人員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。5.安保設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.與經(jīng)偵安保工作相關(guān)的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立分類目錄。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案按時(shí)入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。（二）保管期限1.經(jīng)偵案件檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。2.安保工作檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為35年。3.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要性和時(shí)效性確定，一般為13年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱經(jīng)偵安保檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)。4.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱經(jīng)偵安保檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.涉及重要案件或機(jī)密信息的檔案，原則上不得借閱。如確需借閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員持《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時(shí)效性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性和時(shí)效性，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但需要調(diào)整保管期限的檔案，提出調(diào)整建議。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與報(bào)表（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的查閱、借閱情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）報(bào)表報(bào)送1.檔案管理部門應(yīng)定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案基本情況、查閱借閱情況、鑒定銷毀情況等。2.報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立經(jīng)偵安保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、查閱和借閱等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案查閱功能：授權(quán)用戶可在線查閱檔案資料。4.檔案借閱功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)和審批。5.系統(tǒng)管理功能：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。（三）數(shù)據(jù)安全1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，確保