PAGE公交車檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司公交車檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有公交車檔案的管理，包括車輛購置、運營、維護、報廢等全過程產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公交車檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公交車的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便公司各部門及相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公交車檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司公交車檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.負責檔案的查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。6.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門公交車檔案的收集、整理和保管工作。（二）各部門職責1.負責本部門公交車檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和完整保存。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱等。3.對檔案進行定期檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.及時更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公交車購置文件，包括購車合同、發(fā)票、車輛合格證、車輛技術(shù)參數(shù)說明書等。2.運營相關(guān)資料，如運營計劃、調(diào)度記錄、行車日志、乘客投訴處理記錄等。3.維護保養(yǎng)記錄，包括車輛定期保養(yǎng)記錄、維修工單、零部件更換記錄、技術(shù)檢測報告等。4.安全管理檔案，如安全檢查記錄、事故處理報告、駕駛員安全培訓(xùn)記錄等。5.車輛報廢相關(guān)資料，如報廢申請、報廢證明、資產(chǎn)核銷記錄等。6.其他與公交車相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的公交車檔案，并確保檔案的真實性和完整性。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進行備份。3.對于重要檔案，應(yīng)在收集后及時移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照公交車檔案的類別，分為購置檔案、運營檔案、維護檔案、安全檔案、報廢檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.公交車購置檔案：永久保存。2.運營檔案：根據(jù)運營情況，保存期限為[X]年。3.維護檔案：自車輛報廢后保存期限為[X]年。4.安全檔案：根據(jù)安全管理要求，保存期限為[X]年。5.車輛報廢檔案：永久保存。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對檔案進行盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與臺賬記錄一致。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公交車檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并指定專人負責陪同查閱，確保檔案的安全。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱公交車檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間和歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案借閱服務(wù)，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)定期催還借閱的檔案，對逾期未還的檔案，應(yīng)及時采取措施追回。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進行全面審查，判斷檔案的價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀登記表歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的公交車檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便公司各部門及相關(guān)人員快速查閱和利用檔案。3.加強檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快速查找檔案。3.檔案借閱：實現(xiàn)檔案借閱申請及審批流程的電子化管理，記錄借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息。4.檔案統(tǒng)計：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案信息化管理系