PAGE大學(xué)學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校在籍全日制本?？茖W(xué)生及研究生的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的信息資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話。3.入學(xué)時(shí)間、所在院系、專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)。（二）學(xué)籍材料1.錄取通知書、新生入學(xué)登記表。2.學(xué)籍卡片、成績單（含補(bǔ)考、重修成績）。3.學(xué)籍變動(dòng)材料（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等審批表）。4.學(xué)位授予決定、學(xué)歷證書電子注冊(cè)備案表。（三）黨團(tuán)組織材料1.入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、自傳、政審材料、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書。2.入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信。（四）獎(jiǎng)懲材料1.各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批表（如獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等）。2.違紀(jì)處分決定書及相關(guān)材料。（五）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、證明材料。（六）畢業(yè)就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書。2.畢業(yè)生登記表。3.離校手續(xù)單。（七）其他材料1.學(xué)生在校期間獲得的各類榮譽(yù)稱號(hào)、競賽獲獎(jiǎng)證書等。2.學(xué)生個(gè)人認(rèn)為有必要?dú)w檔的其他材料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)將錄取新生的相關(guān)信息錄入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，并生成新生檔案目錄。2.各院系負(fù)責(zé)組織新生填寫入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片等材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將新生檔案移交學(xué)校檔案館。（二）檔案收集1.學(xué)生在校期間，各相關(guān)部門和單位應(yīng)及時(shí)將涉及學(xué)生的各類材料整理歸檔，并移交學(xué)校檔案館。2.教師應(yīng)在課程結(jié)束后及時(shí)將學(xué)生成績單提交給所在院系教學(xué)秘書，教學(xué)秘書匯總后統(tǒng)一移交檔案館。3.學(xué)生個(gè)人應(yīng)主動(dòng)將獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等材料提交給輔導(dǎo)員或班主任，由輔導(dǎo)員或班主任統(tǒng)一整理后移交檔案館。4.黨團(tuán)組織應(yīng)及時(shí)將學(xué)生的入黨、入團(tuán)材料整理歸檔，并移交檔案館。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案材料齊全、完整。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄中注明材料名稱、編號(hào)、日期等信息。3.去除檔案材料中的金屬物，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.各院系教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員等負(fù)責(zé)將整理好的學(xué)生檔案材料移交學(xué)校檔案館。2.檔案館工作人員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.將歸檔后的檔案材料按照檔案類別和年度順序排列上架，并建立檔案檢索目錄。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校設(shè)立專門的檔案館，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。六、檔案利用（一）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國等需要查閱本人檔案。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案，須經(jīng)學(xué)校主管部門批準(zhǔn)。（二）利用流程1.本校師生查閱學(xué)生檔案，需填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.學(xué)生本人查閱本人檔案，需持有效身份證件到檔案館辦理查閱手續(xù)。3.校外單位查閱學(xué)生檔案，需提交單位介紹信和查閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校主管部門批準(zhǔn)后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案館，并在《學(xué)生檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案復(fù)制1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要復(fù)制學(xué)生檔案材料，需填寫《學(xué)生檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。2.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國等需要復(fù)制本人檔案材料，需持有效身份證件到檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。3.校外單位因工作需要復(fù)制學(xué)生檔案材料，需提交單位介紹信和復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校主管部門批準(zhǔn)后，到檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。4.復(fù)制檔案材料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案館印章。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或人才交流中心。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)復(fù)學(xué)時(shí)，學(xué)校將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)校。3.學(xué)生退學(xué)、開除學(xué)籍時(shí)，學(xué)校將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至學(xué)生戶籍所在地的檔案管理部門。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)學(xué)生就業(yè)情況，確定檔案轉(zhuǎn)遞去向，并填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.檔案館根據(jù)《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，將學(xué)生檔案整理密封，并通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)復(fù)學(xué)時(shí)，學(xué)校教務(wù)處根據(jù)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況，填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，檔案館按照轉(zhuǎn)遞流程將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)校。4.學(xué)生退學(xué)、開除學(xué)籍時(shí)，學(xué)校學(xué)生工作部門填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，檔案館將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至學(xué)生戶籍所在地的檔案管理部門。5.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，檔案管理人員應(yīng)做好記錄，確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和安全性。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和轉(zhuǎn)遞，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.將學(xué)生檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。3.建立檔案信息安全保障體系，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和轉(zhuǎn)遞等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員崗位責(zé)任1.檔案收集崗位人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集學(xué)生的各類檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案整理崗位人員負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.檔案保管崗位人員負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理和檔案的安全保管工作。4.檔案利用崗位人員負(fù)責(zé)接待檔案查閱、復(fù)制等利用工作，并做好相關(guān)記錄。5.檔案轉(zhuǎn)遞崗位人員負(fù)責(zé)按照規(guī)定流程辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校成立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用和轉(zhuǎn)遞等工作情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行