PAGE試驗檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司試驗檔案的科學(xué)管理，確保試驗檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮試驗檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與試驗相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)試驗、工藝改進試驗、質(zhì)量檢測試驗等各類試驗活動所形成的檔案。（三）定義1.試驗檔案：指在試驗活動過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的試驗文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)試驗檔案的重要程度和歷史價值，確定其保存的時間長度，分為永久、長期和短期。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善試驗檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好試驗文件材料的收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一管理試驗檔案，確保檔案的安全與完整。負責(zé)試驗檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作。積極開發(fā)利用試驗檔案信息資源，為公司各項工作提供服務(wù)。2.各試驗部門負責(zé)本部門試驗文件材料的形成、積累和初步整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。明確專人負責(zé)試驗檔案管理工作，確保文件材料的及時收集和準確歸檔。配合檔案管理部門做好試驗檔案的鑒定、銷毀等工作。二、試驗文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.試驗項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、立項批復(fù)等。2.試驗方案、計劃、大綱等文件。3.試驗過程中形成的原始記錄，如試驗數(shù)據(jù)記錄、觀察記錄、測試報告等。4.試驗樣品的相關(guān)資料，如樣品清單、樣品制備記錄、樣品檢測報告等。5.試驗設(shè)備的使用記錄、維護記錄、校準記錄等。6.試驗過程中的照片、錄像、音頻等聲像資料。7.試驗總結(jié)報告、成果鑒定文件、專利申請文件等。8.與試驗相關(guān)的來往信函、會議紀要、合同協(xié)議等文件。（二）收集要求1.各試驗部門應(yīng)指定專人負責(zé)試驗文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.試驗文件材料應(yīng)真實、準確、清晰，不得偽造、篡改。3.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水書寫，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照試驗項目的不同階段進行分類整理，一般可分為立項階段、試驗實施階段、總結(jié)階段等。3.同一試驗項目的文件材料應(yīng)集中整理，按照文件的重要程度和時間順序排列。4.對每份文件材料進行編號、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄清晰、準確。三、試驗檔案的歸檔（一）歸檔時間1.試驗項目完成后，各試驗部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的試驗文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.對于跨年度的試驗項目，在每年年底應(yīng)將本年度形成的文件材料先行歸檔，待項目全部完成后再進行統(tǒng)一整理歸檔。（二）歸檔程序1.各試驗部門填寫《試驗檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的試驗檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門在《試驗檔案移交清單》上簽字蓋章，雙方各留存一份。4.檔案管理部門將接收的試驗檔案按照分類方案進行上架存放，并建立相應(yīng)的檔案檢索目錄。四、試驗檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管具有重要歷史價值和長遠利用價值的試驗檔案，如公司重大科研項目試驗檔案、涉及公司核心技術(shù)的試驗檔案等。對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等具有重大影響的試驗檔案，如新產(chǎn)品研發(fā)成功并形成產(chǎn)業(yè)化的試驗檔案等。2.長期保管保存期限為[X]年的試驗檔案，主要包括一般性科研項目試驗檔案、工藝改進試驗檔案等。對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等有一定影響的試驗檔案，如重要產(chǎn)品質(zhì)量檢測試驗檔案等。3.短期保管保存期限為[X]年的試驗檔案，如一般性的質(zhì)量抽檢試驗檔案、臨時性試驗項目檔案等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和利用。（三）檔案保管期限的調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對試驗檔案的保管期限進行檢查和評估，根據(jù)實際情況提出調(diào)整建議。2.對于保管期限即將到期的試驗檔案，檔案管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。3.如因特殊原因需要延長試驗檔案保管期限的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。五試驗檔案的利用（一）利用原則1.試驗檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.凡利用試驗檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《試驗檔案利用申請表》，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱試驗檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對于確需借出檔案的，檔案管理部門應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，并督促利用者按時歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供試驗檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用限制1.涉及公司機密的試驗檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準，不得對外提供利用。2.利用試驗檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。3.利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理注銷手續(xù)。六、試驗檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立試驗檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、試驗部門負責(zé)人等組成，負責(zé)試驗檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)試驗檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合檔案的實際價值，確定檔案是否仍具有保存意義。2.對于已失去保存價值的試驗檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及公司機密或其他需要特殊處理的情況。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的試驗檔案進行逐一審核，形成《試驗檔案銷毀清單》，并簽字確認。2.將《試驗檔案銷毀清單》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、試驗檔案的統(tǒng)計與保密（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立試驗檔案統(tǒng)計臺賬，對試驗檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行詳細記錄。2.定期對試驗檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）保密措施1.加強試驗檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾