PAGE銀行檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范銀行檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供有力支持，同時(shí)保障銀行在法律合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的要求。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，涵蓋各類業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等所有與銀行經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性與完整性原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營管理情況，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為銀行內(nèi)部各部門及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置銀行設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全行檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)銀行規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置檔案管理崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和銀行實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度、操作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理各類檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案查閱與借閱管理建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用和安全。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對(duì)銀行各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全行檔案管理工作水平。8.監(jiān)督與檢查定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保檔案管理工作符合制度要求。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類銀行檔案按照業(yè)務(wù)性質(zhì)、形成領(lǐng)域等因素進(jìn)行分類，主要分為以下幾類：1.業(yè)務(wù)檔案公司業(yè)務(wù)檔案：包括企業(yè)開戶資料、貸款業(yè)務(wù)檔案、貿(mào)易融資業(yè)務(wù)檔案等。個(gè)人業(yè)務(wù)檔案：涵蓋個(gè)人開戶資料、儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等。金融市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案：如債券交易檔案、外匯交易檔案、衍生品交易檔案等。風(fēng)險(xiǎn)管理檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控檔案、不良資產(chǎn)處置檔案等。2.行政檔案公文檔案：銀行內(nèi)部收發(fā)的各類公文、函件等。會(huì)議檔案：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件等。工作計(jì)劃與總結(jié)檔案：各部門年度、季度工作計(jì)劃和總結(jié)等。規(guī)章制度檔案：銀行制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證檔案：各類會(huì)計(jì)憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿檔案：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表檔案：年度、中期財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附表等。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.人事檔案員工基本信息檔案：員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書等。員工考核檔案：年度考核表、績效評(píng)估報(bào)告等。員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。員工薪酬福利檔案：工資單、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利申請(qǐng)等。5.其他檔案科技檔案：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)文檔、信息安全檔案等?？蛻魴n案：重要客戶的基本信息、交易記錄等。法律事務(wù)檔案：訴訟案件檔案、合同審查檔案等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)方法如下：1.一級(jí)編號(hào)：根據(jù)檔案分類，采用大寫字母表示檔案類別，如“YW”表示業(yè)務(wù)檔案，“XZ”表示行政檔案，“CW”表示財(cái)務(wù)檔案，“RS”表示人事檔案，“QT”表示其他檔案。2.二級(jí)編號(hào)：在一級(jí)編號(hào)基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案子類進(jìn)一步細(xì)分編號(hào)。例如，業(yè)務(wù)檔案中的公司業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“YWGS”，個(gè)人業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“YWGR”等。3.三級(jí)編號(hào)：采用流水號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行順序編號(hào)，如“YWGS001”表示公司業(yè)務(wù)檔案中的第一份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集時(shí)間業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集歸檔；行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)定期收集，如每月、每季度或每年進(jìn)行一次集中收集。3.收集要求檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰工整，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，將同一類別的檔案集中存放。2.編號(hào)編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。4.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。數(shù)字化處理應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰可讀。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.保管場(chǎng)所銀行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放區(qū)，避免與其他可能對(duì)檔案造成損害的區(qū)域相鄰。2.保管設(shè)施配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使檔案庫房的溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。配備防火、防盜、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。提供檔案整理、查閱所需的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等。（二）檔案保管期限1.永久保管涉及銀行重要權(quán)益、歷史沿革、法律糾紛等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如銀行章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和業(yè)務(wù)性質(zhì)確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限如下：公司業(yè)務(wù)檔案中的一般性貸款業(yè)務(wù)檔案保管期限為15年；重要貸款業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。個(gè)人業(yè)務(wù)檔案中的儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案保管期限為5年；信用卡業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年。行政檔案中的一般性公文檔案保管期限為3年；重要公文檔案保管期限為10年。財(cái)務(wù)檔案中的會(huì)計(jì)憑證檔案保管期限為15年；會(huì)計(jì)賬簿檔案保管期限為20年；財(cái)務(wù)報(bào)表檔案保管期限為永久。人事檔案中的員工基本信息檔案保管期限為永久；員工考核檔案保管期限為5年；員工培訓(xùn)檔案保管期限為3年。（三）檔案保管要求1.上架存放檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.標(biāo)識(shí)清晰在檔案架、檔案柜等存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，方便檔案管理人員和查閱人員快速定位檔案。3.定期盤點(diǎn)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。定期檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保其正常有效。做好防火、防盜、防蟲、防潮等工作，防止檔案受到損害。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員、法律專業(yè)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性、歷史價(jià)值、法律責(zé)任等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已過保管期限且符合下列條件之一的檔案，可以考慮銷毀：檔案內(nèi)容已失去時(shí)效性，對(duì)銀行當(dāng)前業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)無參考價(jià)值。檔案所涉及的業(yè)務(wù)已結(jié)束，且無后續(xù)法律糾紛或其他需要留存檔案的情況。檔案信息已公開或可通過其他途徑獲取，無需專門保存。檔案保管成本過高，且無必要繼續(xù)保存。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.銷毀記錄對(duì)銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一并保存，以備查考。七、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.內(nèi)部查閱銀行內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求確定，確保查閱行為符合規(guī)定程序和保密要求。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等有權(quán)部門依法查閱或其他特殊情況需要向銀行查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和銀行規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外部查閱僅限于與查詢事項(xiàng)直接相關(guān)的檔案資料，不得查閱涉及銀行商業(yè)秘密和客戶隱私的敏感信息。（二）查閱與借閱手續(xù)1.申請(qǐng)內(nèi)部查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。外部查閱人員應(yīng)提交有權(quán)機(jī)關(guān)出具的查閱介紹信或相關(guān)法律文書，注明查閱事項(xiàng)和范圍。2.登記檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案編號(hào)、查閱目的等信息。3.查閱與借閱檔案管理人員根據(jù)查閱登記情況，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需借閱檔案，應(yīng)另行填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還查閱或借閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損、無缺頁漏頁等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并要求查閱人員予以說明。（三）查閱與借閱限制1.保密限制查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過程中涉及的銀行商業(yè)秘密、客戶信息等保密內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何第三方。嚴(yán)禁在查閱現(xiàn)場(chǎng)使用手機(jī)、相機(jī)等設(shè)備對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行拍照、錄像。2.使用限制查閱人員不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等操作。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為銀行數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲(chǔ)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的電子化錄入，支持多種格式文件的上傳，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。具備安全可靠的存儲(chǔ)功能，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱狀態(tài)。4.權(quán)限管理根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。5.統(tǒng)計(jì)分析能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為銀行檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、保管期限分析、利用情況統(tǒng)計(jì)等。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.數(shù)據(jù)安全采取多種數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、防火墻設(shè)置等，防止檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或丟失。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。2.系統(tǒng)維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和軟件升級(jí)需求，保證系統(tǒng)功能的穩(wěn)定性和先進(jìn)性。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和優(yōu)化，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。九