PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度含義一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：如備查賬等，用于補(bǔ)充記錄某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：除月度報(bào)表外，還可能包括附注等。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單：銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細(xì)記錄。3.納稅申報(bào)表：公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案在不同部門或人員之間移交情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、成本計(jì)算單等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類會(huì)計(jì)檔案按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類。先按年度劃分，再在每個(gè)年度內(nèi)按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別分別整理。（二）編號(hào)對(duì)每一類會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。例如，會(huì)計(jì)憑證可按月份順序編號(hào)，會(huì)計(jì)賬簿可按賬簿名稱編號(hào)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可按年份和報(bào)告類型編號(hào)等。（三）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，去除金屬物，加具封面、封底，在裝訂線封簽處加蓋裝訂人員印章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)整理齊全，活頁(yè)賬應(yīng)抽出空白頁(yè)，再裝訂成冊(cè)，并加裝封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和要求整理，加具封面，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、報(bào)告名稱等內(nèi)容。（四）裝盒將裝訂好的會(huì)計(jì)檔案裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、編號(hào)等信息，以便于存放和查找。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限根據(jù)相關(guān)稅收法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。不同年度、不同類別的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，借閱人員不得在檔案上涂改、拆封和抽換。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性。五、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱申請(qǐng)因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量及借閱目的等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批檔案管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要財(cái)務(wù)信息或機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。借閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）借閱期限借閱會(huì)計(jì)檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（五）歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理人員提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀審批會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。公司負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核銷毀清冊(cè)，確保銷毀的會(huì)計(jì)檔案符合規(guī)定要求。（三）銷毀實(shí)施銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員和財(cái)務(wù)人員共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（四）銷毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)銷人員姓名等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（二）檔案管理部門監(jiān)督公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的存放環(huán)境、保管期限、借閱登記等情況。對(duì)不符合要求的，應(yīng)提出整改意見，督促財(cái)務(wù)部門及時(shí)改進(jìn)。（三）外部審計(jì)監(jiān)督公司接受外部審計(jì)時(shí)，審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供完整、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案資