PAGE教育機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本教育機(jī)構(gòu)各部門(mén)、各教學(xué)點(diǎn)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是教育機(jī)構(gòu)在招生、教學(xué)、管理、科研、師資建設(shè)、學(xué)生工作等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映教育機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案信息嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿(mǎn)足各類(lèi)利用需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本教育機(jī)構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的實(shí)體安全。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為教育教學(xué)、管理決策、科研活動(dòng)等提供檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.參與機(jī)構(gòu)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在工作過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和保管，為檔案歸檔工作奠定基礎(chǔ)。3.積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案整理、鑒定、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招生工作檔案：包括招生簡(jiǎn)章、招生計(jì)劃、招生宣傳資料、考生報(bào)名信息、錄取名單等。2.教學(xué)工作檔案：教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料、考試試卷及分析等。3.師資建設(shè)檔案：教師個(gè)人檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核評(píng)價(jià)材料、教師職稱(chēng)評(píng)定材料等。4.學(xué)生工作檔案：學(xué)生基本信息、學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.行政管理檔案：機(jī)構(gòu)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。6.科研工作檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況等。7.其他檔案：與教育機(jī)構(gòu)相關(guān)的合同協(xié)議、對(duì)外交流材料、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作、行政管理、教學(xué)工作、學(xué)生工作、師資建設(shè)、科研工作、財(cái)務(wù)工作、資產(chǎn)工作等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映教育機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)構(gòu)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：主要是反映教育機(jī)構(gòu)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)構(gòu)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：是反映教育機(jī)構(gòu)局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)構(gòu)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案存放要求。溫濕度計(jì)應(yīng)定期校準(zhǔn)，確保庫(kù)房溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。滅火器應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保性能良好。根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)投放防蟲(chóng)藥，防止蟲(chóng)害對(duì)檔案的破壞。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)及檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.報(bào)教育機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定監(jiān)銷(xiāo)人員，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.教育教學(xué)研究：教師查閱相關(guān)教學(xué)檔案，開(kāi)展教學(xué)方法研究、課程改革等工作。2.管理決策支持：機(jī)構(gòu)管理人員查閱檔案，了解歷史情況，為制定政策、規(guī)劃發(fā)展等提供參考依據(jù)。3.學(xué)生學(xué)籍管理：學(xué)校相關(guān)部門(mén)查閱學(xué)生檔案，辦理學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)審核等手續(xù)。4.對(duì)外交流合作：提供檔案資料，用于機(jī)構(gòu)對(duì)外宣傳、合作洽談等活動(dòng)。5.其他合法利用需求：如司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等因工作需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要，可辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但涉及機(jī)密內(nèi)容的檔案需經(jīng)嚴(yán)格審批。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：利用者需填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：借閱者需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的用途、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制手續(xù)：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，涉及機(jī)密檔案的還需報(bào)機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制費(fèi)用由利用者承擔(dān)。(四)利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自抽取、撤換或銷(xiāo)毀檔案材料。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)要求，一般不低于[X]dpi。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、編號(hào)等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立索引數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的圖像文件與錄入的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)到檔案服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)教育機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門(mén)的工作質(zhì)量和效率，如檔案整理的規(guī)范性、檔案信息的準(zhǔn)確性等。3.檔案安全保管情況，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、檔案的完好程度等。4.檔案信息化管理情況，如系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的安全性等。（三）檢查結(jié)