PAGE小學合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小學合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理工作效率和質量，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小學各類合同檔案的管理，包括但不限于教學設備采購合同、物業(yè)服務合同、工程建設合同、合作辦學合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由學校指定的部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.全程管理原則：對合同從簽訂、履行到終止的全過程進行檔案管理，保證檔案記錄的連續(xù)性。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和學校的相關檔案管理規(guī)范和標準，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.安全保密原則：采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類合同檔案，建立合同檔案目錄和數(shù)據(jù)庫。3.對合同檔案進行收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案的質量和安全。4.定期對合同檔案進行清查和統(tǒng)計，向上級主管部門報送檔案管理情況。5.指導和監(jiān)督各部門合同檔案的形成、積累和整理工作。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、談判、簽訂和履行工作。2.按照檔案管理要求，及時將合同文本及相關資料提交給檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、核對和利用工作。4.負責本部門合同檔案的日常保管和安全保密工作。（三）合同審批部門職責1.對合同的合法性、合規(guī)性進行審查和批準。2.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調解決合同履行過程中的問題。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的管理工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同審批文件：如合同審批表、審批意見等。3.合同履行過程中的相關文件：如補充協(xié)議、變更通知、驗收報告、付款憑證等。4.與合同有關的其他文件：如招投標文件、談判記錄、會議紀要等。（二）收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本及相關資料提交給檔案管理部門。2.對于合同履行過程中產生的補充協(xié)議、變更通知等文件，應在文件形成后及時提交歸檔。3.各部門應確保提交的合同檔案資料齊全、完整、真實，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質、類別進行分類，如教學類合同、后勤類合同、基建類合同等。2.編號：為每份合同檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)合同的類別、年份和順序號。3.裝訂：對合同文本及相關資料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、承辦部門、審批情況等信息。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理部門對收集到的合同檔案進行審核，檢查資料是否齊全、整理是否規(guī)范。2.審核通過后，將合同檔案按照分類和編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標明合同類別、編號、年份等信息，并建立檔案存放索引。（二）保管期限1.小學合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.涉及學校重大權益、重要資產、長期合作關系等的合同檔案應永久保管。3.一般教學設備采購合同、物業(yè)服務合同等保管期限為[X]年。4.短期合同檔案保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.合同檔案應存放于檔案架或檔案柜中，保持排列有序，便于查找和利用。3.定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子合同檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。五、合同檔案的利用（一）利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱合同檔案。2.上級主管部門、審計部門、司法機關等因工作需要查閱合同檔案。3.其他經(jīng)學校批準的單位或個人因工作需要查閱合同檔案。（二）利用程序1.查閱合同檔案應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息。2.《合同檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供合同檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。5.查閱結束后，查閱人員應及時將合同檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（三）復制與外借1.因工作需要復制合同檔案的，應填寫《合同檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。2.復制的合同檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。3.原則上合同檔案不得外借，確因特殊情況需要外借的，應填寫《合同檔案外借申請表》，經(jīng)學校主管領導批準后，辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過[X]個工作日，外借人員應妥善保管合同檔案，按時歸還。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的合同檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和學校紀檢監(jiān)察人員參加。2.鑒定小組根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的合同檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的合同檔案，應編制《合同檔案銷毀清冊》。（二）銷毀程序1.《合同檔案銷毀清冊》經(jīng)學校主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。2.銷毀合同檔案應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，由監(jiān)銷人員和檔案管理人員在《合同檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《合同檔案銷毀清冊》應永久保存。七、合同檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立合同檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）系統(tǒng)功能1.合同檔案錄入：實現(xiàn)合同檔案信息的在線錄入，包括合同基本信息、審批信息、履行情況等。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按合同編號、名稱、簽訂日期、承辦部門等進行查詢，方便用戶快速獲取所需檔案信息。3.統(tǒng)計分析：對合同檔案進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，如合同數(shù)量統(tǒng)計、金額統(tǒng)計、履行情況統(tǒng)計等，為學校決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保合同檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應定期對合同檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.對新簽訂的合同應及時錄入系統(tǒng)，對合同履行過程中的變更信息、結算信息等應實時更新。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行清理，刪除已過期或無用的數(shù)據(jù)，釋放系統(tǒng)存儲空間。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校建立合同檔案管理監(jiān)督機制，由學校紀檢監(jiān)察部門負責對合同檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對合同檔案管理部門和合同承辦部門的工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內容1.合同檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質量。3.合同檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.合同檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。（三）考核與獎懲1.將合同檔案管理