PAGE酒店餐飲檔案管理制度一、總則（一）目的為加強酒店餐飲檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高酒店餐飲管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店餐飲部各部門及相關(guān)崗位，包括但不限于餐廳、廚房、采購部、倉庫等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店餐飲檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、客觀，如實反映酒店餐飲經(jīng)營管理活動的全過程。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善酒店餐飲檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)酒店餐飲檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責(zé)建立酒店餐飲檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理和共享。4.負責(zé)對酒店餐飲檔案的利用情況進行監(jiān)督和檢查，確保檔案資料的合理使用。5.負責(zé)定期對酒店餐飲檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案資料的時效性和有效性。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案資料的查詢、借閱和使用工作，確保檔案資料的合理利用。3.負責(zé)對本部門檔案資料的安全保密工作，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)酒店餐飲檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等。2.負責(zé)對檔案資料進行分類、編號、編目和裝訂，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.負責(zé)建立檔案借閱登記制度，對檔案資料的借閱情況進行詳細記錄，并及時催還借閱的檔案資料。4.負責(zé)對檔案資料進行定期檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。5.負責(zé)協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的鑒定和銷毀工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類酒店餐飲檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括酒店餐飲部的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)等。2.經(jīng)營管理類：包括酒店餐飲部的經(jīng)營數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶信息等。3.服務(wù)質(zhì)量類：包括酒店餐飲部的服務(wù)標準、服務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量檢查記錄、客戶投訴處理記錄等。4.食品安全類：包括酒店餐飲部的食品采購索證、食品加工過程記錄、食品檢驗檢測報告、食品安全事故處理記錄等。5.物資采購類：包括酒店餐飲部的物資采購計劃、采購合同、供應(yīng)商信息、物資驗收記錄等。6.人力資源類：包括酒店餐飲部的員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。7.財務(wù)審計類：包括酒店餐飲部的財務(wù)報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)審計報告、成本核算記錄等。8.其他類：包括酒店餐飲部的榮譽證書、照片、視頻等其他相關(guān)資料。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：編號為XZGLXXXX，其中XZGL表示行政管理類，XXXX為順序號。2.經(jīng)營管理類：編號為JYGLXXXX，其中JYGL表示經(jīng)營管理類，XXXX為順序號。3.服務(wù)質(zhì)量類：編號為FWZLXXXX，其中FWZL表示服務(wù)質(zhì)量類，XXXX為順序號。4.食品安全類：編號為SPQAXXXX，其中SPQA表示食品安全類，XXXX為順序號。5.物資采購類：編號為WZCGXXXX，其中WZCG表示物資采購類，XXXX為順序號。6.人力資源類：編號為RLZYXXXX，其中RLZY表示人力資源類，XXXX為順序號。7.財務(wù)審計類：編號為CWSJXXXX，其中CWSJ表示財務(wù)審計類，XXXX為順序號。8.其他類：編號為QTXXXX，其中QT表示其他類，XXXX為順序號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料的收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等。3.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時進行整理。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進行，對檔案資料進行分類、編號、編目和裝訂。3.檔案整理應(yīng)確保檔案資料的真實性、準確性和完整性，對不符合要求的檔案資料應(yīng)及時進行補充和修正。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。2.檔案歸檔應(yīng)按照檔案分類和編號順序進行，將檔案資料放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號。3.檔案歸檔應(yīng)建立檔案索引，便于檔案資料的查詢和使用。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火等。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.酒店餐飲部各部門及相關(guān)崗位人員因工作需要，可以查閱和使用檔案資料。2.檔案利用應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍和利用時間等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用申請表的內(nèi)容，及時提供檔案資料，并做好檔案利用記錄。（二）檔案借閱1.酒店餐飲部各部門及相關(guān)崗位人員因工作需要，可以借閱檔案資料。2.檔案借閱應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱范圍和借閱時間等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請表的內(nèi)容，對借閱人員的身份和借閱權(quán)限進行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的押金。4.檔案借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、污損、撕毀等，不得擅自復(fù)制檔案資料。5.檔案借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行檢查和統(tǒng)計，對逾期未歸還的檔案資料進行催還，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保存價值和保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案資料的保存價值和保管期限進行評估，并形成檔案鑒定報告。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案資料，應(yīng)按照檔案鑒定報告的意見進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案銷毀申請表、檔案鑒定報告、檔案銷毀記錄等內(nèi)容，作為檔案管理的重要資料進行保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.酒店餐飲部應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理和共享。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲方式，確保檔案資料的安全和保密。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入和維護工作，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、完整和及時更新。2.檔案數(shù)據(jù)錄入應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進行