PAGE國企工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國企工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造以及企業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國企范圍內(nèi)所有工程項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)全過程的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等工作應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密等敏感信息的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部門的檔案收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一管理工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。組織檔案的鑒定、銷毀等工作。2.工程項(xiàng)目部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。配合檔案管理部門做好檔案的移交、保管、利用等工作。二、工程檔案的形成與收集（一）形成過程1.工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，各部門和崗位在工作中應(yīng)同步形成相關(guān)文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，確保內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備、格式規(guī)范。（二）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報告及審批文件。環(huán)境影響評價報告及批復(fù)。項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地使用證、規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件及圖紙會審記錄。設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單等。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案。工程定位測量記錄、基槽驗(yàn)線記錄等。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。施工日志、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要。工程開工/復(fù)工報審表、工程暫停令等。5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告。工程質(zhì)量保修書、竣工圖。（三）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。三、工程檔案的整理與立卷（一）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件材料的形成時間、重要程度等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。（二）分類方法1.按工程項(xiàng)目階段分類，可分為項(xiàng)目前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等階段。2.按文件材料的性質(zhì)分類，可分為基建文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等。（三）立卷要求1.同一工程項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中立卷，不得分散。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定順序排列，一般為封面、目錄、文件材料、備考表。3.卷內(nèi)文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格A4紙張，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，字跡模糊的應(yīng)進(jìn)行清晰處理。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫頁號，標(biāo)注在有文字的頁面正面的右上角和背面的左上角。5.卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程項(xiàng)目部門應(yīng)在項(xiàng)目竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向檔案管理部門歸檔。2.對于分階段交付使用的工程項(xiàng)目，應(yīng)在每個階段結(jié)束后及時歸檔該階段的工程檔案。（二）歸檔程序1.工程項(xiàng)目部門填寫《工程檔案歸檔申請表》，詳細(xì)說明檔案的內(nèi)容、數(shù)量、整理情況等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.檔案管理部門對歸檔申請進(jìn)行審核，審核通過后，雙方辦理檔案交接手續(xù)，填寫《工程檔案交接清單》。3.檔案管理部門對接收的工程檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求工程項(xiàng)目部門整改后重新歸檔。五、工程檔案的保管（一）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地使用證、規(guī)劃許可證、工程竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告等重要文件。長期保存的檔案一般為工程建設(shè)過程中形成的重要文件，保管期限為[X]年。短期保存的檔案為一般性文件，保管期限為[X]年。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)做好登記。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、工程檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、維護(hù)、改造、查閱歷史資料等工作需要，可查閱工程檔案。2.因?qū)徲嫛⒓o(jì)檢、司法等工作需要，相關(guān)部門可依法查閱工程檔案。3.經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)，外部單位因特定原因可查閱工程檔案，但必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用程序1.查閱人填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對工程檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等，以便跟蹤檔案的流向和利用效果。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、工程項(xiàng)目部門、技術(shù)專家等組成的工程檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素進(jìn)行綜合鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組編制《工程檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作