PAGE會計單位檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強本會計單位檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、有效和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本會計單位及所屬各部門形成的會計檔案管理工作。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（三）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。同時，應(yīng)注重檔案的保密性和安全性，防止檔案信息泄露和損壞。二、會計檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號會計檔案應(yīng)按照分類進行編號，以便于管理和查找。編號采用數(shù)字編碼方式，具體如下：1.會計憑證類：按照年份和月份順序編號，如“[年份][月份][憑證序號]”。例如，2023年1月的第1號記賬憑證編號為“202301001”。2.會計賬簿類：總賬編號為“1”，明細賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，其他輔助性賬簿編號為“5”。各類賬簿再按照年份順序編號，如“[年份][賬簿類別編號]”。例如，2023年的總賬編號為“20231”。3.財務(wù)會計報告類：按照年份和報告期編號，如“[年份][報告期][報告類別編號]”。例如，2023年度的年度財務(wù)會計報告編號為“2023年度3”。4.其他會計資料類：按照資料類別和年份順序編號，如“[年份][資料類別編號]”。例如，2023年的銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“20236”。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照會計核算工作流程，及時將形成的會計檔案資料移交至檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《會計檔案移交清冊》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.會計人員應(yīng)確保會計檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案應(yīng)及時補充或更正。3.對于電子會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保其可讀性和可利用性。電子會計檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)一并收集，保證檔案的真實性和完整性。（二）整理方法1.會計憑證整理按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于同類原始憑證較多的，可以單獨裝訂成冊，并在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。整理后的會計憑證應(yīng)折疊整齊，厚度適中，使用會計憑證封面和封底進行裝訂，并在封面上加蓋單位公章、會計主管人員和裝訂人員印章。2.會計賬簿整理拆除空白頁和賬夾，按賬簿啟用日期順序排列，加具賬簿封面和封底。在賬簿扉頁上填寫“賬簿啟用登記表”，注明單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、啟用日期、截止日期、頁數(shù)、記賬人員和會計主管人員姓名等信息，并加蓋單位公章。對于活頁式賬簿，應(yīng)按照賬戶順序編號，并定期裝訂成冊。裝訂后，應(yīng)按實際使用的賬頁順序編寫頁碼，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。3.財務(wù)會計報告整理按照月度、季度、年度順序，將財務(wù)會計報告分別整理成冊。在每份財務(wù)會計報告封面上注明單位名稱、報告期、報告類別等信息，并加蓋單位公章、單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人和會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）印章。對于年度財務(wù)會計報告，還應(yīng)包括審計報告、財務(wù)情況說明書等相關(guān)資料，并一并整理歸檔。4.其他會計資料整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，與相關(guān)會計憑證或賬簿記錄核對一致后，裝訂成冊。納稅申報表應(yīng)按照稅種和申報期分類整理，確保資料齊全、數(shù)據(jù)準確。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容完整、字跡清晰，并由相關(guān)人員簽字蓋章。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.永久保管：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。2.保管30年：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管10年：月度、季度財務(wù)會計報告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等。（二）保管要求1.設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引目錄，注明檔案名稱、編號、存放位置等信息。3.對于電子會計檔案，應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等載體上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。電子會計檔案應(yīng)配備專門的存儲設(shè)備和管理軟件，確保其安全存儲和有效利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取補救措施，確保檔案的完整性。五、會計檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.外單位人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位負責(zé)人批準。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場陪同，不得將檔案帶離保管場所。查閱人員不得在檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。3.會計檔案一般不得外借。如有特殊情況需要外借時，必須經(jīng)單位負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱或借閱申請，及時提供所需會計檔案資料，并協(xié)助查閱人員進行查閱和利用。2.對于需要復(fù)印或復(fù)制的會計檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行操作，確保復(fù)印件或復(fù)制件與原件一致，并注明用途和日期。3.鼓勵利用會計檔案開展數(shù)據(jù)分析和研究工作，為單位的財務(wù)管理和決策提供支持。利用會計檔案進行研究時，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和單位規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.會計檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同會計部門對檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，成員包括檔案管理人員、會計人員、審計人員等。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的檔案進行逐一審查，確定其是否仍需繼續(xù)保存。對于涉及未了事項的會計檔案，如債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)清的原始憑證等，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見書，注明檔案的名稱、編號、保管期限、鑒定日期、鑒定意見等信息，并由鑒定小組成員簽字蓋章。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)單位負責(zé)人簽署意見后，由檔案管理部門和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負責(zé)人。3.對于電子會計檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行操作，確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、會計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.單位內(nèi)部審計部門負責(zé)對會計檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和單位制度要求。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。同時，應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理流程是否規(guī)范、人員職責(zé)是否明確等。2.會計檔案的完整性和準確性，檢查檔案資料是否齊全、真實，編號是否連續(xù)，裝訂是否規(guī)范等。3.會計檔案的保管條件，如庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，溫濕度是否適宜，檔案存放是否有序等。4.會計檔案的借閱與利用情況，檢查借閱手續(xù)是否完備，利用記錄是否完整，檔案是否存在損壞或丟失等情況。5.會計檔案的鑒定與銷毀情況，檢查鑒定程序是否合規(guī)，銷毀清冊是否齊全，銷毀過程是否符合規(guī)定等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整