PAGE學(xué)校文件檔案管制理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工在工作中形成的各類(lèi)文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文件檔案由學(xué)校辦公室統(tǒng)一歸口管理，各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保文件檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：文件檔案應(yīng)全面收集、整理，保持文件檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的體系。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件檔案的安全保密工作，防止文件檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、文件檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校文件檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校各類(lèi)文件檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)的文件檔案管理工作。4.定期對(duì)學(xué)校文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保文件檔案的完整和安全。5.組織開(kāi)展文件檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高學(xué)校教職工的文件檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本年級(jí)組、本班級(jí)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交學(xué)校辦公室。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件檔案管理工作，確保文件檔案的妥善保管和及時(shí)移交。3.嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校文件檔案管理制度，積極配合學(xué)校辦公室做好文件檔案管理工作。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)文件檔案管理工作，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守文件檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)文件檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保文件檔案的規(guī)范化管理。3.做好文件檔案的安全保管工作，定期檢查文件檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極為學(xué)校各項(xiàng)工作提供文件檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理文件檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)做好文件檔案的歸還和催還工作。5.負(fù)責(zé)文件檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新文件檔案信息，確保文件檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.參與文件檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。三、文件的收集與整理（一）文件收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.學(xué)校召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.學(xué)校與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。5.學(xué)校教職工的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案等。6.學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類(lèi)文件材料，如教案、課件、試卷、科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、結(jié)題報(bào)告等。7.學(xué)校開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。8.學(xué)校收到的各類(lèi)來(lái)文、信件、傳真等，以及學(xué)校發(fā)出的各類(lèi)公文、函件、通知等。（二）文件收集要求1.各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)、本年級(jí)組、本班級(jí)工作中形成的各類(lèi)文件材料，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.文件收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后及時(shí)登記，并按照要求進(jìn)行傳閱和辦理。4.對(duì)于學(xué)校內(nèi)部形成的文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)送交學(xué)校辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整理和歸檔工作。（三）文件整理方法1.分類(lèi)：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、教學(xué)工作類(lèi)、科研工作類(lèi)、學(xué)生工作類(lèi)、后勤管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的查找和管理。3.編目：編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、文件日期、文件來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，以便于文件的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于文件的保管和查閱。5.裝盒：將裝訂好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明文件類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息，便于文件的存放和管理。四、文件的保管與利用（一）文件保管要求1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保文件檔案的安全保管。2.文件檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.文件檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保文件檔案的完整和安全。對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等文件檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入文件檔案庫(kù)房。（二）文件利用規(guī)定1.學(xué)校教職工因工作需要查閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校辦公室辦理查閱手續(xù)。2.查閱文件檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件檔案帶出室外。如需復(fù)印文件檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校辦公室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.外單位人員查閱學(xué)校文件檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制文件檔案內(nèi)容。4.文件檔案一般不外借，如有特殊情況需要借閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校辦公室，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從文件檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性。（二）檔案鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，審核檔案鑒定結(jié)果，決定檔案的銷(xiāo)毀等事項(xiàng)。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面的特征，判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)學(xué)校工作的利用效益、歷史價(jià)值、社會(huì)價(jià)值等方面進(jìn)行評(píng)估，判斷檔案的價(jià)值。（四）檔案銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由學(xué)校辦公室組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的安全、徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》歸檔保存。六、電子文件檔案管理（一）電子文件收集與整理1.學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，并及時(shí)移交學(xué)校辦公室。2.電子文件的收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要電子文件。3.電子文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于電子文件的查找和管理。（二）電子文件保管與利用1.學(xué)校應(yīng)建立電子文件檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，確保電子文件的安全保管和有效利用。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行電子文件的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自訪問(wèn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。查閱電子文件時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.外單位人員查閱學(xué)校電子文件時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，不得擅自復(fù)制電子文件內(nèi)容。（三）電子文件鑒定與銷(xiāo)毀