PAGE縣區(qū)檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，充分發(fā)揮檔案在縣區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣區(qū)內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等各類組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣區(qū)檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映縣區(qū)各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理縣區(qū)在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為縣區(qū)各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置縣區(qū)設(shè)立檔案局，作為檔案行政管理部門，負(fù)責(zé)對本縣區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣區(qū)檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.對本縣區(qū)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。3.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全社會的檔案意識。4.指導(dǎo)本縣區(qū)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案資源共享和開發(fā)利用。5.負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管本縣區(qū)重要檔案資料，維護(hù)檔案的完整與安全。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為縣區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供服務(wù)。（三）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和本縣區(qū)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.對本單位各部門形成的文件材料進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。4.按照規(guī)定的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對本單位檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的真實(shí)性和有效性。5.負(fù)責(zé)本單位檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計(jì)報表。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。7.組織開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映縣區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各項(xiàng)工作活動的文件材料，包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、本縣區(qū)制定的政策法規(guī)文件、工作匯報、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表等。2.本縣區(qū)各單位在履行職能過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件材料，如行政審批文件、項(xiàng)目建設(shè)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證等。3.反映縣區(qū)重大事件、重要活動、重點(diǎn)項(xiàng)目的文件材料，包括照片、錄像、錄音、實(shí)物等。4.本縣區(qū)各單位工作人員在工作中形成的個人重要文件材料，如榮譽(yù)證書、學(xué)術(shù)成果、工作筆記等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定合理的保管期限。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用年度保管期限流水號的形式，如【2023】永久001。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行存放，不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。2.對珍貴檔案、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案類別、存放位置等信息，便于檔案的查找和管理。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映縣區(qū)重大歷史事件、重要政策法規(guī)、重要人物事跡等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映縣區(qū)一定時期內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各項(xiàng)工作活動，對今后工作具有一定參考價值的檔案。3.短期保管的檔案保管期限為15年以下的檔案，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但隨著時間推移，利用價值逐漸降低的檔案。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本縣區(qū)各單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本縣區(qū)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用本縣區(qū)檔案，應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本縣區(qū)各單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱登記表》，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本縣區(qū)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)本縣區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱、利用本縣區(qū)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，向本縣區(qū)檔案管理部門提出申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，辦理查閱、利用手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋本縣區(qū)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享?！?.提高檔案管理的效率和水平，為縣區(qū)各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對本縣區(qū)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本縣區(qū)檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案數(shù)字化副本和相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）信息化管理措施1.加強(qiáng)檔案信息安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.規(guī)范檔案信息錄入和維護(hù)檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并及時更新和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。3.提高檔案管理人員信息化素質(zhì)加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案信息管理能力，使其能夠熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的使用方法，為檔案信息化管理工作提供有力的人才支持。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.縣區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對本縣區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案管理工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查縣區(qū)檔案局定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期一般為每年一次。各單位應(yīng)按照要求進(jìn)行自查，并將自查情況及時上報。2.不定期抽查縣區(qū)檔案局不定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。各單位應(yīng)積極配合抽查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。3.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，縣區(qū)檔案局針對檔案管理中的特定問題或重點(diǎn)工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作專項(xiàng)檢查、檔案安全專項(xiàng)檢