PAGE檔案室管理制度政府一、總則（一）目的為加強本政府檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府機關(guān)各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本政府檔案室負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映本政府各項工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理本政府在工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本政府設(shè)立檔案室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，檔案室隸屬于[具體部門名稱]，配備專職檔案管理人員。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本政府檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本政府各部門及所屬單位形成的各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本政府工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。9.參與本政府重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案服務(wù)和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案的保管狀況，及時處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)字化錄入、存儲、管理等工作，確保檔案信息安全。5.熱情接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的填報和分析工作，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。7.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，協(xié)助組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，提高本政府工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.本政府機關(guān)各部門在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事文件、業(yè)務(wù)文件等。2.本政府所屬單位報送的各類文件材料，如年度工作報告、財務(wù)報表、人事任免文件等。3.本政府在重大活動、重要項目中形成的文件材料，如活動方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要、項目合同、驗收報告等。4.本政府與其他單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.本政府工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人文件材料，如調(diào)研報告、工作筆記、重要書信等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動、重要項目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料移交至檔案室，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明文件材料的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案室對移交的文件材料進(jìn)行核對、驗收，確保文件材料的齊全完整、分類準(zhǔn)確。3.檔案室按照檔案分類方案對文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編號、編目，裝入檔案盒或檔案袋，并上架存放。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)分類，最后按保管期限分類。2.年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)。3.機構(gòu)分類按照本政府機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)進(jìn)行劃分。4.保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年）。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構(gòu)代碼+保管期限代碼+順序號”的格式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)代碼按照本政府機關(guān)制定的機構(gòu)代碼表填寫，如“01”表示辦公室。4.保管期限代碼：永久用“Y”表示，定期[X]年用“D1”表示，定期[X]年用“D2”表示。5.順序號為每類檔案的流水號，從“001”開始依次編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)填寫案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體的房間，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅固耐用、排列整齊。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全。4.定期對庫房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房整潔衛(wèi)生。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，將檔案有序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案存放應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，依次排列。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映本政府主要職能活動和基本歷史面貌的，對本政府、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時期內(nèi)對本政府工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限分為[X]年、[X]年。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保管價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。3.銷毀檔案應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，經(jīng)本政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，及時準(zhǔn)確地反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，統(tǒng)計報表應(yīng)按時上報上級主管部門。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本政府機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.其他單位因工作需要查閱本政府相關(guān)檔案，須經(jīng)本政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱本政府相關(guān)檔案，須按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱者可直接到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)本政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制：檔案查閱者如需復(fù)制檔案，須填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)本政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定程序進(jìn)行復(fù)制。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱者應(yīng)出示有效證件，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間、查閱目的等信息。2.借閱檔案時，借閱者應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費用，并開具收費票據(jù)。（四）利用限制1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)本政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本政府檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為政府決策和各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、機構(gòu)、保管期限等進(jìn)行檢索，方便檔案的查閱和利用。3.借閱管理功能：對檔案借閱情況進(jìn)行登記、審批、跟蹤，確保檔案借閱的規(guī)范管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。5.用戶管理功能