PAGE企業(yè)集體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司集體檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各類集體檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司集體檔案由綜合管理部門統(tǒng)一負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作活動的實際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司集體檔案管理制度并組織實施。2.負責集中收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等檔案基礎工作，建立健全公司集體檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.負責檔案庫房的建設、管理和維護，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案安全。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責組織開展檔案的查閱、借閱、復制等利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。6.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，并組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負責本部門檔案的日常管理和安全保密工作，指定專人負責檔案管理，并保持人員相對穩(wěn)定。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，嚴格遵守檔案利用規(guī)定。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟悉檔案業(yè)務，不斷提高業(yè)務水平，積極參加檔案業(yè)務培訓和學習交流活動。4.負責檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。5.嚴格按照檔案利用規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)，做好利用登記和跟蹤服務工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議、變更登記申請書等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法、細則等文件材料。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.公司各類會議記錄、紀要、決議等文件材料。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的文件材料，如產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、銷售合同、市場調(diào)研報告等。7.公司財務活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件。9.公司行政事務管理活動中形成的文件材料，如公文處理、印章管理、辦公用品采購、車輛管理等方面的文件。10.公司黨群工作活動中形成的文件材料，如黨組織建設、黨員管理、工會活動、共青團工作等方面的文件。11.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關材料，如證書復印件、頒獎文件、照片等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份和存儲。4.各部門應在每年年底前，將本年度形成的應歸檔文件材料整理完畢，并向綜合管理部門移交。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、財務管理類、人力資源管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號方法可采用年度類別流水號的形式，如2023行政管理001。3.文件排列：按照文件的形成時間順序或重要程度進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等項目，以便于查閱和檢索。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于閱讀和保管。四、檔案的保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，并具備良好的溫濕度條件。2.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品、滅鼠設備等。3.檔案庫房應設置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，各區(qū)域應相對獨立，互不干擾。（二）檔案上架與存放1.檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放，并有明顯標識。3.對于實物檔案，應進行妥善保管，可根據(jù)實物的性質(zhì)和特點，采用專柜存放、陳列展示等方式進行保管，并做好登記和標識。（三）庫房管理1.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管狀況、溫濕度情況、設備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的安全防范工作，加強門禁管理，嚴禁無關人員進入庫房。配備必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案庫房24小時安全監(jiān)控。5.定期對檔案保管設備進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司工作活動的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和密級。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.分析比較法：通過與同類檔案或相關檔案進行比較，分析其重要程度和保存價值。3.效益評估法：從檔案對公司當前和未來工作的利用效益出發(fā)，評估其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、1O年兩種期限。凡是在相當長時期內(nèi)公司需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)公司需要查考利用的檔案，列為10年保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字。3.報公司主管領導審批，經(jīng)批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同到指定地點進行銷毀。4.銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并在銷毀清冊上注明銷毀方式、日期、監(jiān)銷人等信息。5.銷毀檔案的過程應進行記錄，記錄材料應與銷毀清冊一并保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。2.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。3.審批原則：檔案利用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供查閱服務，并做好查閱登記。查閱檔案應在檔案查閱室內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和借閱用途，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應使用檔案專用袋或檔案盒進行封裝，并在封口處加蓋檔案管理章。借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》并注明復制內(nèi)容和用途，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員進行復制，并做好復制登記。復制檔案應使用檔案專用復印機或掃描儀進行操作，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應加蓋檔案管理章，并注明“復制件”字樣。（三）利用登記1.檔案管理人員應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、復制內(nèi)容、利用期限、歸還日期等信息。3.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司集體檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務。（二）數(shù)字化檔案采集1.對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應為常見的通用格式，如PDF、TIFF等。2.數(shù)字化掃描過程中，應確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。對掃描圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，保證圖像質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的題名、日期、保管期限、密級、責任者等信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編號、編目等功能，方便檔案管理人員對檔案進行日常管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的在線管理，提高借閱工作效率。4.權(quán)限管理：設置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進行分級管理，確保檔案信息安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立完善的檔案信息化安