PAGE檢察院檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢察院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在檢察工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實際，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于本院各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則。檔案工作在院黨組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，實行集中統(tǒng)一管理。2.分級負(fù)責(zé)原則。各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交等工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案內(nèi)容真實、全面、準(zhǔn)確，反映檢察工作的全過程和各項活動。4.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案管理體制本院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實施，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.本院在各項檢察業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括法律文書、工作記錄、請示報告、統(tǒng)計報表、聲像資料等，承辦部門和承辦人員應(yīng)及時收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。2.工作人員在履行職責(zé)過程中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如辦案筆記、工作總結(jié)等，由個人負(fù)責(zé)整理，定期移交所在部門檔案員。（二）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本院工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本院制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.檢察業(yè)務(wù)工作中形成的各類法律文書，如起訴書、抗訴書、判決書、裁定書等。4.案件線索管理、立案偵查、審查起訴、訴訟監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)的工作記錄、證據(jù)材料、討論記錄等。5.本院組織的各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的文件材料。6.本院與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。7.本院工作人員的人事檔案材料（按照人事檔案管理規(guī)定另行管理）。8.反映本院工作的照片、錄音、錄像等聲像資料。（三）收集要求1.承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照檔案整理要求進(jìn)行初步分類、排序。2.對于重要的文件材料，承辦人員應(yīng)在收集后及時向部門負(fù)責(zé)人匯報，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。3.部門檔案員應(yīng)定期對本部門收集的文件材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促承辦人員補(bǔ)充完善。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限文件類別進(jìn)行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）；文件類別根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行劃分，如黨群工作類、行政管理類、檢察業(yè)務(wù)類等。2.訴訟檔案按照案件類別進(jìn)行分類，如刑事案件、民事案件、行政案件等，每個案件再按照訴訟程序階段進(jìn)行排列，包括立案、偵查、審查起訴、審判、執(zhí)行等環(huán)節(jié)形成的文件材料。3.聲像檔案按照載體形式分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等，然后按照時間順序或內(nèi)容主題進(jìn)行排列。（三）整理方法1.文書檔案整理裝訂：將每份文件材料按順序排列，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固。編頁號：對有圖文的頁面編寫頁號，正面編在右上角，背面編在左上角。編目：填寫歸檔文件目錄，包括檔號、年度、保管期限、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。裝盒：將整理好的歸檔文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等。2.訴訟檔案整理排列：按照案件訴訟程序的先后順序，將每個案件形成的文件材料依次排列，并編寫頁碼。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號備注等項目。裝訂：將卷內(nèi)文件材料按順序裝訂成冊，采用三孔一線的方法，確保整齊牢固。裝卷皮：填寫卷皮封面、卷皮脊背、卷內(nèi)備考表等內(nèi)容，包括案件名稱、案號、當(dāng)事人、辯護(hù)人、案由、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、歸檔日期等信息。3.聲像檔案整理照片檔案：對照片進(jìn)行編號，編寫照片說明，包括照片題名、拍攝時間、地點、人物、背景等信息，按照一定順序排列后裝入相冊或照片檔案盒。錄音、錄像檔案：對錄音帶、錄像帶進(jìn)行編號，編寫內(nèi)容摘要、錄制時間、地點、人物等信息，注明載體規(guī)格、錄制人等，按照時間順序或內(nèi)容主題排列后裝入專用檔案盒。（四）整理要求1.整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行操作，確保整理質(zhì)量。2.整理過程中要認(rèn)真核對文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時查找并補(bǔ)充完善。3.整理好的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊、裝盒規(guī)范的要求。四．檔案的保管（一）保管場所1.本院設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.文書檔案采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒進(jìn)行保管，檔案盒應(yīng)具備一定的強(qiáng)度和耐腐蝕性。2.訴訟檔案采用卷皮、卷盒等裝具進(jìn)行保管，卷皮和卷盒應(yīng)符合檔案管理要求，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。3.聲像檔案根據(jù)載體形式選擇合適的保管裝具，如相冊、光盤盒、磁帶盒等，并做好標(biāo)識。（三）檔案上架排列1.文書檔案按照年度保管期限檔案盒順序上架排列，便于查找和管理。2.訴訟檔案按照案件類別保管期限案卷順序上架排列，同一案件的不同卷冊應(yīng)集中存放。3.聲像檔案按照類別時間順序保管裝具順序上架排列，確保存放有序。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：反映本院主要職能活動和基本歷史面貌的，對本院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料；本院制定的重要規(guī)章制度、長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料；重大案件的訴訟檔案等。2.長期保管的檔案：一般的工作文件材料，在較長時間內(nèi)對本院工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對本院工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、整理質(zhì)量等情況。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理；發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量短缺或丟失，應(yīng)立即查明原因，并向上級報告。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，填寫檔案檢查登記表，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。（六）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)及其他有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊情況的檔案利用，按照相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定辦理。（二）利用方式1.查閱：本院工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途、份數(shù)等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫檔案利用登記表，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對利用者的利用情況進(jìn)行登記，并跟蹤檔案的歸還情況。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與利用者溝通解決。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本院的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案利用過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、偽造、抽換等行為。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織本院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際價值，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案價值時，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，全面衡量其歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、鑒定意見等信息。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開鑒定會議，對檔案管理部門提出的初步鑒定意見進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報院領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀審批檔案銷毀清冊經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（五）銷毀實施1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。2.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，填寫檔案銷毀登記表，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。（六）銷毀監(jiān)督檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對檔案銷毀工作進(jìn)行全程監(jiān)督，防止檔案流失和泄密。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化存儲。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，方便快捷地查詢檔案信息。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等流程管理，提高借閱工作效率。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密