PAGE水政股檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水政股檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為水政工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水政股在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、法規(guī)資料、執(zhí)法記錄、案件卷宗、水資源管理數(shù)據(jù)、水利工程相關(guān)文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水政股檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水政工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集各類檔案資料，進(jìn)行分類整理、編目編號，妥善保管，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)清晰。2.建立健全檔案管理制度和工作流程：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合水政股實(shí)際情況，制定完善檔案管理的各項(xiàng)制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.提供檔案查閱服務(wù)：按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為水政股工作人員及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和記錄。4.對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（二）水政股工作人員職責(zé)1.及時(shí)移交檔案：在工作中形成的各類檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)移交檔案管理人員。2.遵守檔案管理制度：嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案。3.配合檔案管理工作：積極配合檔案管理人員的工作，提供必要的協(xié)助和信息，確保檔案管理工作順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級部門下發(fā)的與水政工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.法律法規(guī)資料：國家和地方有關(guān)水政、水資源、水利工程等方面的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。3.執(zhí)法文書：水政執(zhí)法過程中形成的各類執(zhí)法文書，如立案審批表、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。4.案件卷宗：水政違法案件的全部材料，包括案件受理、調(diào)查取證、審理、處罰執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料。5.水資源管理數(shù)據(jù)：水資源調(diào)查、監(jiān)測、評價(jià)等工作中形成的數(shù)據(jù)報(bào)表、分析報(bào)告等。6.水利工程文件：水利工程建設(shè)、管理過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目申報(bào)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收報(bào)告等。7.內(nèi)部工作文件：水政股在日常工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、請示報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門和工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.確保齊全：對各類檔案資料要進(jìn)行全面收集，不得遺漏重要文件和信息。3.原件優(yōu)先：盡量收集檔案原件，如因特殊原因無法收集原件的，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、法律法規(guī)類、執(zhí)法類、水資源管理類、水利工程類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.庫房環(huán)境要求：庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間，定期對庫房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和存取。2.電子檔案保管：對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.特殊載體檔案保管：對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）檔案保管期限1.永久保管：對涉及國家重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括重要的水政執(zhí)法案件卷宗、水資源長期監(jiān)測數(shù)據(jù)、水利工程重要文件等。3.短期保管：保管期限為5年至15年的檔案，如一般性的水政工作文件、短期的水資源監(jiān)測數(shù)據(jù)等。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.清查內(nèi)容：清查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和記錄。3.編制清查報(bào)告：清查結(jié)束后，編制清查報(bào)告，總結(jié)清查情況，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：水政股工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后即可查閱。2.外部查閱：其他部門或單位因工作需要查閱水政股檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)水政股負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.特殊情況查閱：涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)保密部門批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.提出申請：查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.查閱登記：檔案管理人員對查閱申請進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.提供檔案：檔案管理人員按照審批后的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。5.查閱完畢歸還：查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用規(guī)定1.僅限查閱：查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得對檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等行為。2.復(fù)制檔案：如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。3.使用范圍限制：檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于申請查閱的目的和范圍，不得將檔案用于其他非工作目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素。2.價(jià)值判斷：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，由水政股負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐份鑒定檔案的價(jià)值，確定是否銷毀。3.編制鑒定報(bào)告：鑒定結(jié)束后，編制檔案鑒定報(bào)告，說明鑒定情況和結(jié)果。（三）銷毀程序1.審批：經(jīng)水政股負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.銷毀方式：采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷：銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄：對檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立涵蓋水政股各類檔案的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高管理效率：通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，減少人工操作，降低管理成本。3.實(shí)現(xiàn)資源共享：打破檔案利用的時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為水政工作提供更加便捷的服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新形成的檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的完整性和規(guī)范性。3.定期維護(hù)：定期對檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.安全防護(hù)措施：采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等安全防護(hù)措施，防止檔案信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)