PAGE制造業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制造業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在制造業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類檔案，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、供應(yīng)鏈管理等方面的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司制造業(yè)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案歸檔范圍（一）產(chǎn)品研發(fā)檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目可行性研究報告、立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程圖、裝配圖、零件圖等各類設(shè)計(jì)文件。3.技術(shù)文檔技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交底記錄、測試報告、檢驗(yàn)報告等。4.變更文件產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更通知、工藝變更記錄、材料變更說明等。（二）生產(chǎn)制造檔案1.生產(chǎn)計(jì)劃文件年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.生產(chǎn)作業(yè)文件生產(chǎn)工單、生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)調(diào)度記錄、生產(chǎn)過程記錄等。3.設(shè)備運(yùn)行檔案設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄等。4.工裝模具檔案工裝模具設(shè)計(jì)圖紙、工裝模具制造記錄、工裝模具驗(yàn)收報告、工裝模具維修記錄等。（三）質(zhì)量控制檔案1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、試驗(yàn)方法等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄原材料檢驗(yàn)記錄、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。3.質(zhì)量問題處理文件質(zhì)量問題反饋單、質(zhì)量問題分析報告、質(zhì)量改進(jìn)措施記錄等。（四）設(shè)備管理檔案1.設(shè)備購置檔案設(shè)備采購合同、設(shè)備到貨驗(yàn)收報告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。2.設(shè)備技術(shù)檔案設(shè)備說明書、設(shè)備原理圖、設(shè)備結(jié)構(gòu)圖、設(shè)備技術(shù)參數(shù)等。3.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)檔案設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。4.設(shè)備報廢檔案設(shè)備報廢申請、設(shè)備報廢鑒定報告、設(shè)備報廢處理記錄等。（五）供應(yīng)鏈管理檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、供應(yīng)商評估報告、供應(yīng)商合作協(xié)議等。2.采購合同檔案采購訂單、采購合同、采購發(fā)票、采購到貨記錄等。3.物流運(yùn)輸檔案物流運(yùn)輸合同、運(yùn)輸記錄、貨物交接清單等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等各種載體形式。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。（二）文件材料的整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案材料的分類準(zhǔn)確、條理清晰。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理，對電子文件應(yīng)進(jìn)行命名、分類、存儲等管理。3.整理后的檔案材料應(yīng)編制目錄，便于查閱和檢索。（三）文件材料的歸檔1.檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案材料移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔保管，確保檔案材料的及時歸檔。2.歸檔的檔案材料應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，便于檔案的保管和利用。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案材料進(jìn)行登記，建立檔案臺賬，確保檔案的數(shù)量和狀態(tài)清晰可查。四、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、終止的文件材料。2.公司年度財(cái)務(wù)決算報告。3.公司重要會議記錄、重大決策文件。4.公司產(chǎn)品研發(fā)的核心技術(shù)文件。5.公司與外部簽訂的重要合同、協(xié)議。（二）長期保管1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要文件材料，如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件等。2.公司設(shè)備管理的重要檔案，如設(shè)備購置合同、設(shè)備技術(shù)檔案等。3.公司供應(yīng)鏈管理的重要文件，如采購合同、供應(yīng)商檔案等。4.公司員工人事檔案中的重要材料，如員工入職登記表、員工晉升記錄等。（三）短期保管1.公司一般性的文件材料，如日常工作通知、會議紀(jì)要等。2.公司臨時性項(xiàng)目的文件材料，如項(xiàng)目工作記錄、項(xiàng)目總結(jié)報告等。3.公司員工人事檔案中的一般性材料，如員工考勤記錄、員工培訓(xùn)記錄等。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和范圍。2.所在部門負(fù)責(zé)人對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門。3.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)《檔案利用申請表》的內(nèi)容，為利用人提供必要的檔案復(fù)印件或其他利用方式。3.利用檔案時應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、檔案內(nèi)容的重要性、檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編目、存儲等管理。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、檢索查詢、借閱審批等功能，確保電子檔案的安全和保密。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等。2.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的操作和維護(hù)，確保檔案管理工作的正常開展。3.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息的泄露。4.負(fù)責(zé)檔案鑒定和銷毀工作的組織實(shí)施，確保檔案的存毀合理。5.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。（三）各部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材