PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度作用一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的其他文件、資料、圖表等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司財(cái)務(wù)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分公司、子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范有序。2.真實(shí)完整原則財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。任何單位和個(gè)人不得偽造、變?cè)熵?cái)務(wù)檔案，不得擅自銷毀財(cái)務(wù)檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全存放和妥善保管。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，防止財(cái)務(wù)檔案信息泄露，保障公司財(cái)務(wù)信息安全。4.有效利用原則充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的作用，積極為公司的財(cái)務(wù)管理、決策支持、審計(jì)監(jiān)督等工作提供依據(jù)和參考。建立健全財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱制度，提高檔案的利用效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等各種原始單據(jù)。原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行整理，粘貼整齊，注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)辦人、審批人等信息，并加蓋相關(guān)印章。2.記賬憑證根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，應(yīng)按照編號(hào)順序排列，連同所附原始憑證一并裝訂成冊(cè)。記賬憑證應(yīng)注明日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等人員簽字或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬按照會(huì)計(jì)科目分類設(shè)置的總分類賬，記錄公司全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況?？傎~應(yīng)定期打印，并與明細(xì)賬、日記賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。2.明細(xì)賬根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置的明細(xì)分類賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。明細(xì)賬應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目順序排列，逐頁(yè)編號(hào)，并定期進(jìn)行結(jié)賬和核對(duì)。3.日記賬包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的收付款憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。日記賬應(yīng)做到日清月結(jié)，賬款相符。4.其他輔助賬簿如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬、成本費(fèi)用明細(xì)賬等，根據(jù)公司實(shí)際需要設(shè)置，用于詳細(xì)記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。輔助賬簿應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。月度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在月度終了后規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制完成，并報(bào)送公司管理層、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加季度財(cái)務(wù)分析報(bào)告，對(duì)公司季度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行綜合分析和評(píng)價(jià)。季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在季度終了后規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制完成，并報(bào)送相關(guān)部門(mén)。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審計(jì)，并在年度終了后規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制完成，報(bào)送公司股東、管理層、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、季度財(cái)務(wù)預(yù)算調(diào)整計(jì)劃等，反映公司未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)收支情況和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)按照公司預(yù)算管理制度的要求進(jìn)行編制、審核和執(zhí)行，并定期進(jìn)行分析和調(diào)整。2.財(cái)務(wù)決算年度終了后，對(duì)公司全年財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行全面清理、核對(duì)和結(jié)算，編制財(cái)務(wù)決算報(bào)告。財(cái)務(wù)決算報(bào)告應(yīng)真實(shí)反映公司年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，為公司決策提供依據(jù)。3.稅務(wù)資料包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等，記錄公司稅務(wù)申報(bào)繳納情況和稅務(wù)管理工作。稅務(wù)資料應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的要求進(jìn)行整理和保管，確保公司稅務(wù)合規(guī)。4.財(cái)務(wù)審計(jì)資料包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等，反映公司財(cái)務(wù)審計(jì)工作情況和審計(jì)結(jié)果。財(cái)務(wù)審計(jì)資料應(yīng)妥善保管，為公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提供參考。5.財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件公司制定的財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)工作流程、財(cái)務(wù)審批制度等文件，以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)法律法規(guī)、政策文件等，是公司財(cái)務(wù)工作的重要依據(jù)和規(guī)范。這些文件應(yīng)按照類別進(jìn)行整理歸檔，便于查閱和使用。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的及時(shí)、完整。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在年度終了后一個(gè)月內(nèi)裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等應(yīng)在年度終了后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔。2.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝具，并在檔案盒、檔案袋上標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、保管期限等內(nèi)容。4.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)確保字跡清晰、紙張完好、格式規(guī)范，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具進(jìn)行記錄。對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為三十年。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為三十年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為十年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定，一般為十年或永久保管。財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）保管措施1.建立健全財(cái)務(wù)檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案保管工作的規(guī)范有序。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案。確需查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱、借閱。查閱、借閱人員不得擅自涂改檔案內(nèi)容、抽取檔案材料，不得在檔案上做標(biāo)記、批注等。3.對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等組成鑒定小組進(jìn)行，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由檔案保管人員負(fù)責(zé)組織銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。4.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案保管人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，確保財(cái)務(wù)檔案保管工作的質(zhì)量和安全。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，批準(zhǔn)查閱，并指定檔案保管人員提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在檔案保管人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。3.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、損壞等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案保管人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，批準(zhǔn)借閱，并與借閱人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱責(zé)任書(shū)》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案資料，如有特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案保管人員處辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將檔案資料交付借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查、司法調(diào)查等工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》或《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定檔案保管人員提供相應(yīng)的檔案資料。2.外部單位查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱或借閱結(jié)束后，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)收回檔案資料，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》或《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的財(cái)務(wù)檔案，外部單位查閱或借閱時(shí)，公司應(yīng)與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保公司信息安全。五、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱、借閱等功能，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)和保密管理，防止財(cái)務(wù)檔案信息泄露和丟失。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為公司財(cái)務(wù)管理、決策支持等工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的信息化設(shè)備和軟件，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案管理軟件等，確保財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行電子化掃描和錄入，建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)。電子化掃描的檔案應(yīng)確保圖像清晰、完整，錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查詢和核對(duì)。3.在財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維