PAGE估價公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強估價公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司歷史記錄，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于估價公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指估價公司在業(yè)務活動、行政管理、財務管理、人力資源管理等各項工作中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整性原則檔案管理應保證檔案資料的完整性，涵蓋公司各項工作活動的全過程，全面反映公司的歷史面貌和業(yè)務發(fā)展情況。3.準確性原則檔案內(nèi)容應真實、準確、可靠，如實記錄公司的工作過程和成果，確保檔案信息的質(zhì)量。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.負責接收、整理、保管公司各類檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案的安全存放。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的查閱、借閱管理，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和外部相關單位提供檔案利用服務。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.負責檔案統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。8.對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保管，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.對本部門形成的電子文件進行規(guī)范管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定及時向綜合管理部門移交電子檔案。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，保證檔案的整齊、有序和安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，為檔案利用者提供準確、快捷的服務。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。5.做好檔案管理的保密工作，嚴格控制檔案的查閱范圍，防止檔案信息泄露。6.積極參與檔案信息化建設，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲和管理等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務類檔案估價項目委托合同、委托書、協(xié)議書等。估價報告（包括初稿、審核稿、定稿）及其相關附件，如實地查勘記錄、市場調(diào)查資料、數(shù)據(jù)來源說明等。估價項目的工作底稿，包括計算過程、分析記錄、專家意見等。與估價項目相關的往來函件、會議紀要、咨詢意見等。業(yè)務培訓資料、案例分析、技術交流材料等。2.行政管理類檔案公司文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門發(fā)文等，以及文件的簽收、傳閱、歸檔記錄。公司會議記錄、紀要、決議等，以及會議相關的文件資料。公司規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。公司證照、資質(zhì)證書、榮譽證書等的原件及復印件。公司大事記、年鑒等資料。公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。3.財務管理類檔案財務報表、審計報告、稅務申報資料。會計憑證、賬簿、財務預算、決算資料。資金往來記錄、銀行對賬單、發(fā)票存根等。財務審計工作底稿、審計報告及相關資料。4.人力資源管理類檔案員工入職登記表、勞動合同、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等。員工績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄、福利管理資料。員工培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等。員工晉升、調(diào)動、離職等人事變動資料。人力資源規(guī)劃、招聘計劃、人才儲備資料。5.其他類檔案公司固定資產(chǎn)清單、設備購置合同、維修記錄等。公司辦公場地租賃合同、裝修合同等。公司參加行業(yè)會議、研討會的會議資料、發(fā)言稿等。公司與客戶、合作伙伴的合作協(xié)議、合作項目資料。其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。收集的檔案資料應真實、準確、清晰，不得涂改、偽造。2.對于業(yè)務類檔案，應在估價項目完成后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交至綜合管理部門。行政管理類、財務管理類、人力資源管理類等檔案應定期（每月/每季度）收集整理后移交。3.收集的檔案資料應按照類別進行初步分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對破損的文件進行修復或復制，確保文件內(nèi)容完整可讀。按照檔案類別進行分類，每一類檔案再按照年度順序排列。編寫頁碼，在文件的右上角或右下角用阿拉伯數(shù)字編寫頁碼，但空白頁不編頁碼。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，并按照檔案排列順序依次填寫。將整理好的檔案裝訂成冊，采用左側裝訂方式，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.電子檔案整理對電子文件進行分類命名，命名應規(guī)范、準確，反映文件的主題和內(nèi)容。按照檔案類別和年度建立電子文件夾，將電子文件分類存儲在相應的文件夾中。對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號、題名、日期、作者、來源、保管期限等信息，便于檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案應及時移交至綜合管理部門。移交時，雙方應填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、類別、移交日期等信息，并簽字確認。2.綜合管理部門收到檔案后，應按照檔案整理要求進行再次審核和整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。審核無誤后，將檔案進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。3.歸檔后的檔案應按照檔案類別和保管期限進行存放，建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大項目資料、財務審計報告等。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的業(yè)務合同、行政管理文件等。短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如臨時性的會議通知、一般性的報表等。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況進行綜合判斷，并在檔案整理和歸檔時明確標注。對于保管期限有疑問的檔案，應組織相關人員進行鑒定，確定合理的保管期限。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應分類存放，不同類別、保管期限的檔案應分開存放，并設置明顯的標識。3.檔案應整齊排列上架，便于查找和取用。檔案架應定期進行清潔和檢查，確保檔案存放環(huán)境的整潔和安全。4.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，進行記錄，并向上級主管部門報告。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。查閱涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。2.外部單位查閱檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，并提交相關證明材料。經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，并嚴格遵守公司的保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并簽字確認。2.申請表經(jīng)所在部門負責人或相關領導批準后，提交至綜合管理部門。3.綜合管理部門根據(jù)申請表，查找并提供相應的檔案，查閱人應在檔案查閱登記薄上簽字登記。4.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人批準。借閱涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。2.外部單位原則上不得借閱公司檔案，如因特殊情況確需借閱的，應按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并提供相應的擔保措施。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，經(jīng)批準后提交至綜合管理部門。2.綜合管理部門根據(jù)申請表，查找并提供相應的檔案，借閱人應在檔案借閱登記薄上簽字登記。3.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告綜合管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門負責人及檔案管理人員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動和歷史面貌，是否對公司有利用價值。2.檔案的完整性和準確性，是否存在缺頁、損壞、涂改等情況。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整保管期限或進行銷毀處理。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，確定其保管期限和處置意見。2.綜合分析法：結合公司的發(fā)展歷程、業(yè)務特點、工作重點等因素，對檔案進行綜合分析，判斷檔案的重要性和利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認。2.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實可靠。統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送公司領導和相關部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，了解公司檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理工作的決策和改進提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機構