PAGE完善人大檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合人大工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人大檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映人大工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理人大工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立人大檔案管理辦公室，作為人大檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體實(shí)施人大檔案管理工作。檔案管理辦公室可根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人大檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門及所屬單位的檔案收集、整理和歸檔工作，提高檔案管理水平。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為人大工作提供決策支持和歷史借鑒。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級(jí)人大及相關(guān)部門下發(fā)文件、通知、指示等材料。2.人大機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。3.人大會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.人大代表議案、建議、批評(píng)和意見及辦理情況的文件材料。5.人大工作調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等活動(dòng)形成的文件材料。6.人大機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員任免文件材料。7.人大機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、基建等方面的文件材料。8.人大機(jī)關(guān)與其他單位往來的文件材料，包括函件、協(xié)議、合同等。9.人大機(jī)關(guān)各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像材料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，保證檔案材料的質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并送交檔案管理機(jī)構(gòu)，不得積壓或延誤。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、人大業(yè)務(wù)類、會(huì)議文件類、代表工作類、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類、聲像檔案類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并刻錄成光盤或存儲(chǔ)于硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)保留原始載體，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)和編目，存儲(chǔ)于專門的音像檔案庫中。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備中，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：人大重要會(huì)議文件、決議、法規(guī)性文件、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：人大工作中的一般性文件、重要業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括：人大工作中的臨時(shí)性文件、一般性業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整溫濕度等。3.建立檔案檢查記錄制度，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.人大機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.人大代表因履行職責(zé)需要查閱相關(guān)檔案。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱人大檔案，須經(jīng)人大機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式及手續(xù)1.查閱檔案人大機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。人大代表查閱檔案，應(yīng)憑代表證到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。檔案管理人員應(yīng)積極協(xié)助代表查閱檔案，并提供必要的服務(wù)。其他單位或個(gè)人查閱檔案，須持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，經(jīng)人大機(jī)關(guān)辦公室主任批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。2.借閱檔案人大機(jī)關(guān)工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。人大代表借閱檔案，參照人大機(jī)關(guān)工作人員借閱檔案的規(guī)定辦理。其他單位或個(gè)人借閱檔案，須經(jīng)人大機(jī)關(guān)辦公室主任批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納押金。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)人大檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為人大工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)中。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立功能完善、操作簡(jiǎn)便的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人大機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換，同時(shí)為人大代表