PAGE縣委辦公室檔案制度一、總則（一）目的為加強縣委辦公室檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在縣委辦公室各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委辦公室各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣委辦公室檔案由辦公室指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映縣委辦公室的工作實際，確保檔案信息的準確性。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成特點和內(nèi)容性質(zhì)，進行科學分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的保密性和完整性。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門縣委辦公室設立專門的檔案管理室，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴格執(zhí)行檔案管理流程。3.對檔案進行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案管理的信息化水平。6.積極開展檔案的編研工作，為縣委辦公室的決策提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委及有關部門下發(fā)的文件、指示、通知等。2.縣委辦公室形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、報告等。3.縣委領導的重要講話、批示、調(diào)研報告等。4.各科室在工作中形成的文件、報表、資料等。5.反映縣委辦公室工作活動的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各科室應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應及時進行分類整理，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.對于重要文件和緊急文件，應優(yōu)先收集，并及時報送檔案管理部門。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。3.對文件材料進行裝訂、編頁，確保文件的整齊、美觀。4.按照檔案分類方案，將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔工作。2.對重大活動、重要事件形成的文件材料，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確，符合檔案整理的要求。2.歸檔的文件材料應按照規(guī)定的分類方案進行分類，便于管理和查閱。3.歸檔的文件材料應編制詳細的目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源等信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.對反映縣委辦公室主要職能活動和歷史面貌的重要文件、材料，應列為永久保管。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件、材料，應列為定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（四）保管措施1.檔案管理室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍縣委辦公室工作人員因工作需要，可查閱本辦公室保管的檔案。外單位查閱檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.縣委辦公室工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.外單位查閱檔案，應提前向縣委辦公室提出查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)縣委辦公室領導批準后，方可查閱。查閱時，應填寫《檔案查閱登記表》，并由檔案管理人員陪同查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案時，應在檔案管理室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.查閱檔案時，如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（四）利用反饋檔案管理人員應及時了解檔案的利用情況，收集利用者的反饋意見，不斷改進檔案管理工作，提高檔案的服務質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務人員和有關領導參加。3.鑒定小組應按照檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀手續(xù)1.對經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)縣委辦公室領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失和泄密。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.縣委辦公室撤銷或合并時，應按照規(guī)定將檔案移交給有關部門。2.檔案移交時，應編制《檔案移交清