PAGE房屋拆違檔案管理制度一、總則（一）目的為加強房屋拆違檔案管理，確保拆違工作資料的完整性、準確性和規(guī)范性，便于對拆違工作進行有效監(jiān)督、查詢和統(tǒng)計分析，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負責的房屋拆違工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則房屋拆違檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映房屋拆違工作的實際情況，數據準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全與完整。4.便于利用原則檔案管理應便于查詢、檢索和利用，以滿足工作需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善房屋拆違檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理房屋拆違檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱服務，并做好登記工作。6.對檔案管理工作進行總結、分析和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）拆違工作部門職責1.負責本部門房屋拆違工作檔案資料的收集、整理和移交。2.按照檔案管理要求，及時將拆違工作中形成的各類文件、資料、記錄等送交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作。4.在檔案利用過程中，提供必要的協(xié)助和說明。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、保管、查閱等。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級報告，并提出改進建議。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍房屋拆違檔案收集范圍包括但不限于以下內容：1.拆違項目立項文件，如項目審批表、批復文件等。2.拆違工作方案，包括拆違范圍、時間安排、工作步驟、人員分工等。3.拆違現(xiàn)場勘查記錄，如房屋現(xiàn)狀照片、錄像、測繪圖紙等。4.拆違通知、公告等相關文件。5.拆違實施過程中的各類文件，如拆除作業(yè)記錄、安全保障措施記錄、群眾信訪處理記錄等。6.拆違補償安置相關文件，如補償協(xié)議、安置方案、資金發(fā)放記錄等。7.拆違工作總結報告。8.其他與拆違工作有關的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各拆違工作部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對收集到的檔案資料應進行初步整理，剔除重復、無效的資料，并按照類別進行分類存放。（三）整理方法1.分類根據檔案資料反映的內容和性質，將檔案分為拆違項目管理類、拆違實施類、補償安置類、其他類等四大類。每大類下再根據具體內容進行細分。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案資料進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號格式。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。目錄應打印或抄寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨成冊。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內容相對完整的檔案資料進行裝訂。裝訂應整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案分類與編號（一）分類標準1.拆違項目管理類包括拆違項目立項、審批、規(guī)劃、協(xié)調等方面的文件資料。2.拆違實施類包括拆違現(xiàn)場勘查、拆除作業(yè)、安全保障、環(huán)境整治等方面的文件資料。3.補償安置類包括拆違補償協(xié)議、安置方案、資金發(fā)放、信訪處理等方面的文件資料。4.其他類包括與拆違工作有關的其他文件資料，如會議紀要、領導批示、媒體報道等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的格式。2.年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：用兩位字母表示檔案的類別，具體如下：“XM”表示拆違項目管理類；“SS”表示拆違實施類；“BC”表示補償安置類；“QT”表示其他類。4.流水號：用四位數字表示同一類別檔案的順序號，從“0001”開始依次編號。例如，2023年拆違項目管理類的第一份檔案編號為“2023XM0001”。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管對涉及拆違項目立項、規(guī)劃、重大決策等重要文件資料，以及具有歷史查考價值的文件資料，實行永久保管。2.定期保管對其他文件資料，根據其重要程度和保存價值，確定保管期限為30年或10年。（二）保管方式1.紙質檔案采用紙質檔案與電子檔案同時保存的方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。檔案應按照類別、年度、編號順序排列存放，并建立檔案存放索引。2.電子檔案電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。電子檔案應按照檔案編號建立文件夾，并按照類別、年度進行分類存儲。同時，應建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。4.做好檔案庫房的安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經本公司/組織主管領導簽字同意后，方可查閱。查閱內容涉及重要機密的，需經上級主管部門批準。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱檔案的人員、時間、內容等進行詳細登記，登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、所在單位、查閱內容、批準人等。查閱登記記錄應妥善保存，以備查詢。（三）利用限制1.查閱檔案應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。2.如需復印、拍照檔案資料，應經檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印、拍照的檔案資料應注明出處，并與原件核對無誤。3.檔案資料僅供查閱和利用，不得用于其他目的。如需將檔案資料用于對外宣傳、出版等用途，應經本公司/組織主管領導批準，并按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實性和完整性，同時合理確定檔案的存毀價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、拆違工作部門負責人、相關業(yè)務專家等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內容對檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實意義、保存狀況等進行全面審查，判斷其是否具有繼續(xù)保存的價值。2.參考相關規(guī)定依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本公司/組織的實際情況，確定檔案的存毀期限。3.征求意見征求拆違工作部門、相關業(yè)務部門以及其他有關部門的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的存毀價值。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核、本公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指