PAGE山東省交警隊檔案室制度一、總則（一）目的為加強山東省交警隊檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合交警隊工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東省各級交警隊檔案室的檔案管理工作，包括各類業(yè)務檔案、文書檔案、聲像檔案等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：交警隊檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映交警隊各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為交警隊各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善交警隊檔案室的各項管理制度。2.負責各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點、核對，及時發(fā)現并處理檔案存在的問題。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為交警隊內部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照國家有關規(guī)定，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀，并做好相關記錄。7.開展檔案信息化建設，推進檔案管理數字化進程，提高檔案管理工作的效率和水平。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體民警的檔案意識和檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照檔案室的要求，規(guī)范檔案的形成過程，對檔案的質量負責。3.配合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的真實性和安全性。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，及時完成各項工作任務。4.加強對檔案的安全保密意識，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息的泄露。5.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。6.對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進建議，推動檔案管理工作不斷完善。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務檔案：包括交通事故處理檔案、車輛管理檔案、駕駛人管理檔案、交通違法處理檔案等。2.文書檔案：包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃、總結、報告等。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等，記錄交警隊重要活動、事故現場、執(zhí)法過程等。4.其他檔案：如實物檔案、電子檔案等，與交警隊工作相關的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應內容真實、手續(xù)完備、格式規(guī)范，字跡清晰，紙張質量符合要求。3.對于重要的、具有時效性的檔案，應及時收集并移交檔案室，不得積壓或延誤。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、編目準確、排列有序，確保檔案整理的規(guī)范化和標準化。（四）整理方法1.業(yè)務檔案按照案件類別、時間順序等進行分類整理，一案一卷或一案多卷。2.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，采用“年度保管期限機構（問題）”的分類方法。3.聲像檔案按照內容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并配以文字說明。4.實物檔案應進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息，妥善保管。5.電子檔案應按照相關標準進行整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數據完整、存儲安全。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。2.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房內劃分不同的保管區(qū)域，如文書檔案區(qū)、業(yè)務檔案區(qū)、聲像檔案區(qū)等，確保各類檔案分類存放。（二）保管要求1.檔案應按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取措施進行修復或復制。3.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持庫房內溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入庫房。5.對電子檔案應進行備份存儲，定期進行數據維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。（三）檔案保護措施1.對重要檔案應采取特殊的保護措施，如加密存儲、異地備份等。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設備，定期進行維護和檢查，確保設備正常運行。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。4.對檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.交警隊內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他執(zhí)法部門、司法機關等因工作需要查閱、借閱檔案。3.根據法律法規(guī)規(guī)定，公民或其他組織因合理需求查閱、借閱相關檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，檔案室應提供必要的查閱條件和服務，協(xié)助利用者查找所需檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應經檔案室負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案室印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等信息，經檔案室工作人員審核后，方可查閱檔案。2.借閱檔案：利用者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內容、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，向利用者提供檔案，并登記借閱檔案的相關信息。3.復制檔案：利用者應填寫《檔案復制申請表》，注明復制日期、復制人姓名、單位、復制內容、復制用途等信息，經檔案室負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制完成后，利用者應在《檔案復制登記表》上簽字確認。（四）利用登記與跟蹤管理1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱、復制的日期、利用人姓名、單位、利用內容、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行跟蹤管理，及時提醒借閱人歸還檔案，對逾期未還的檔案進行催還。3.對檔案利用過程中發(fā)現的問題，如檔案損壞、丟失等，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合交警隊工作實際，對檔案的保存價值進行科學、準確的鑒定。2.堅持全面審查、綜合分析的原則，充分考慮檔案的歷史、現實和未來利用價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、業(yè)務骨干等組成。鑒定小組負責對檔案的保存價值進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的形成背景、來源、記錄的工作內容等，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去現實利用價值的檔案進行重點審查。3.結合國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案室負責人審核、交警隊主管領導批準后，方可進行銷毀處理。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀現場應進行拍照或錄像，留存記錄。4.銷毀完畢后，銷毀人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.提高檔案管理工作的效率和水平，實現檔案信息的快速檢索和共享利用。3.加強檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內容1.檔案數據錄入：將紙質檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數據庫。2.檔案數字化加工：對重要檔案進行數字化掃描，形成電子圖像，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現檔案的數字化存儲和利用。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集管理模塊、檔案整理模塊、檔案檢索模塊、檔案借閱模塊、檔案統(tǒng)計分析模塊等，滿足檔案管理工作的各項需求。4.安全保密管理：建立健全檔案信息化安全保密制度，采取數據加密、用戶認證、訪問控制等技術措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工