PAGE廠房檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廠房檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有廠房相關(guān)檔案的管理，包括廠房建設(shè)、改造、維護(hù)、使用等過程中形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對廠房檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廠房建設(shè)、使用等實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理與廠房相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)廠房檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善廠房檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)廠房檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立和維護(hù)廠房檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和檢索。5.做好檔案的保管、保密、安全防護(hù)等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。7.組織開展檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在廠房建設(shè)、改造、維護(hù)、使用等過程中形成檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.配合檔案管理部門做好廠房檔案的管理工作，按照規(guī)定及時向檔案管理部門提供所需的檔案資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.廠房建設(shè)項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等圖紙及相關(guān)說明。3.施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報告、竣工結(jié)算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.廠房改造、維護(hù)過程中形成的各類文件，如改造方案、維修記錄、更換設(shè)備清單等。7.廠房使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如租賃合同、安全檢查記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的分類與編號（一）分類1.工程前期類包括項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、用地等相關(guān)文件。2.設(shè)計(jì)類包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等圖紙及說明。3.施工類包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗(yàn)、隱蔽工程驗(yàn)收等文件。4.監(jiān)理類包括監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、月報、通知單、質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗(yàn)收類包括竣工驗(yàn)收報告、結(jié)算報告、保修書等。6.改造維護(hù)類包括廠房改造方案、維修記錄、設(shè)備更換清單等。7.使用管理類包括租賃合同、安全檢查記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。（二）編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：按照上述分類，分別用兩位字母表示各類檔案，如“GQ”表示工程前期類，“SJ”表示設(shè)計(jì)類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年形成的工程前期類第5份檔案編號為：2023GQ005。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用紙質(zhì)備份和電子備份相結(jié)合的方式，電子備份應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫時間、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.廠房建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收報告等。長期保管的檔案包括設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為30年。短期保管的檔案包括一般性的文件資料，保管期限為10年。2.廠房改造、維護(hù)及使用過程中形成的檔案，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于5年。六、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廠房檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的內(nèi)容，及時準(zhǔn)確地提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱廠房檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的廠房檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷，并確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。3.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門的保管臺賬和檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行注銷，并將銷毀情況進(jìn)行記錄，以備查考。八、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息予以保密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個人提供、泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案帶出規(guī)定的使用范圍。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)