PAGE失業(yè)人員檔案管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織對失業(yè)人員檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，維護失業(yè)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及失業(yè)人員檔案管理的部門和工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映失業(yè)人員的實際情況，保證信息準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，提高工作效率，為相關(guān)工作提供便利。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）就業(yè)失業(yè)登記信息1.就業(yè)登記：記錄失業(yè)人員的就業(yè)經(jīng)歷，包括工作單位名稱、工作起止時間、崗位、離職原因等。2.失業(yè)登記：記載失業(yè)人員的失業(yè)時間、失業(yè)原因、失業(yè)登記日期等信息。（三）勞動合同相關(guān)材料1.勞動合同文本：包括與原用人單位簽訂的勞動合同原件或復(fù)印件。2.解除/終止勞動合同證明：由原用人單位出具的解除或終止勞動合同的證明材料。（四）社會保險繳納記錄記錄失業(yè)人員在原用人單位參加社會保險的起止時間、險種、繳費基數(shù)等情況。（五）職業(yè)資格證書及培訓(xùn)記錄1.職業(yè)資格證書：如各類專業(yè)技能證書、職業(yè)資格證書等。2.培訓(xùn)記錄：參加各類職業(yè)培訓(xùn)的證書、結(jié)業(yè)證明等材料。（六）獎懲記錄記錄失業(yè)人員在工作期間獲得的獎勵和受到的處罰情況。（七）其他相關(guān)材料如失業(yè)人員的求職意向、就業(yè)推薦表、面試記錄等。三、檔案建立與接收（一）檔案建立1.失業(yè)人員離職后，原用人單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將其檔案整理完畢，并按照本制度要求進行分類、編號。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，確保真實有效。如有缺失或不符合要求的材料，應(yīng)及時補充或更正。（二）檔案接收1.公司/組織指定專門的部門或人員負責(zé)接收失業(yè)人員檔案。接收時，應(yīng)認真核對檔案材料的完整性和準確性，與原用人單位辦理交接手續(xù)，并填寫檔案交接清單。2.對于不符合接收要求的檔案，應(yīng)及時與原用人單位溝通，要求其補充或完善相關(guān)材料后再行接收。四、檔案保管（一）保管部門設(shè)立專門的檔案保管庫房或區(qū)域，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等。由專人負責(zé)檔案的日常保管工作。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案內(nèi)容的類別進行排列，便于查找和管理。2.建立檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、存放位置等信息，以便快速檢索。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件，防止檔案因受潮、發(fā)霉、蟲蛀等原因損壞。5.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。配備必要的消防器材，定期進行安全檢查，確保檔案庫房的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱失業(yè)人員檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，方可到檔案保管部門查閱。2.涉及人事、勞動等重要事項的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出保管區(qū)域。2.查閱時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱失業(yè)人員檔案。如因特殊原因確需借閱的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。2.借閱期間，借閱人員應(yīng)確保檔案的安全，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，并在檔案借閱登記表上注明歸還情況。六、檔案轉(zhuǎn)移與轉(zhuǎn)出（一）檔案轉(zhuǎn)移1.失業(yè)人員重新就業(yè)后，新用人單位要求轉(zhuǎn)移檔案的，公司/組織應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)移時，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)移申請表，注明轉(zhuǎn)移原因、接收單位名稱、接收地址等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，將檔案材料整理封裝，并通過機要交通或?qū)Ｈ怂瓦_等方式轉(zhuǎn)至接收單位。3.檔案轉(zhuǎn)移后，應(yīng)及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，并將檔案轉(zhuǎn)移情況告知失業(yè)人員本人。（二）檔案轉(zhuǎn)出1.失業(yè)人員符合檔案轉(zhuǎn)出條件的，如退休、出國定居等，公司/組織應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)出前，應(yīng)確保檔案材料齊全、完整，并對檔案進行審核。審核通過后，填寫檔案轉(zhuǎn)出申請表，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，將檔案轉(zhuǎn)至指定的檔案管理機構(gòu)或部門。3.檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)出情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中，并告知失業(yè)人員本人檔案的去向和相關(guān)注意事項。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立失業(yè)人員檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料，修改變更的信息，確保檔案信息系統(tǒng)與實際檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同人員的操作權(quán)限進行嚴格界定，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。如發(fā)生系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.失業(yè)人員檔案保存期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復(fù)或找回，且已履行相關(guān)手續(xù)的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案保管部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.公司/組織組織相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，審核通過后報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后，由檔案保管部門會同紀檢監(jiān)察等部門共同實施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由參與銷毀的人員簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀情況在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄，并將相關(guān)資料歸檔保存。九、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對失業(yè)人員檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的建立、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)移、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案信息的準確性、完整性和安全性等。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔