PAGE測繪資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司測繪資料檔案的管理，確保測繪資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪資料檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪資料檔案管理的部門、項目組及相關(guān)人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善測繪資料檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司的測繪資料檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。定期對測繪資料檔案進行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.測繪項目部門負責(zé)本部門測繪項目資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范資料的形成和積累，確保資料的質(zhì)量。配合檔案管理部門做好測繪資料檔案的鑒定、銷毀等工作。3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好與測繪資料檔案管理相關(guān)的工作，如提供資料支持、協(xié)助檔案查詢等。不得擅自銷毀、涂改、偽造測繪資料檔案。（四）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保測繪資料檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：測繪資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，避免分散保管導(dǎo)致的資料丟失、損壞等問題。3.完整準(zhǔn)確原則：保證測繪資料檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實反映測繪項目的實際情況。4.安全保密原則：加強測繪資料檔案的安全保護措施，防止資料泄露、篡改等情況發(fā)生，確保檔案信息安全。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用測繪資料檔案。二、測繪資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計書、技術(shù)總結(jié)等文件。2.測繪儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)記錄等資料。3.外業(yè)測繪觀測記錄、計算資料、草圖等原始數(shù)據(jù)。4.內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)處理成果，如圖形數(shù)據(jù)、表格數(shù)據(jù)、文檔資料等。5.測繪成果資料，包括地圖、影像圖、電子數(shù)據(jù)等。6.與測繪項目相關(guān)的合同、協(xié)議、往來函件等文件。7.其他與測繪項目有關(guān)的資料。（二）收集要求1.測繪項目部門應(yīng)在項目完成后及時將資料收集齊全，進行初步整理，并編制資料清單。2.收集的資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應(yīng)確保存儲介質(zhì)的可靠性，并備份保存。（三）整理方法1.按照測繪項目的類別、時間順序等進行分類整理。2.對每份資料進行編號、編目，編制目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.對測繪成果資料，應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確保成果符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.將整理好的資料進行裝訂、裝盒，并在盒外標(biāo)明檔案名稱、編號、日期等信息。三、測繪資料檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的測繪資料檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在40%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、防盜設(shè)備等，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立測繪資料檔案管理系統(tǒng)，對檔案的基本信息、存儲位置、利用情況等進行信息化管理，提高檔案管理效率。（三）保管期限1.測繪資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括具有重要歷史價值、涉及公司核心機密或需長期保存以備查考的資料。長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要是反映公司重要生產(chǎn)經(jīng)營活動和技術(shù)發(fā)展的資料。短期保管的檔案保管期限為5年至15年，一般是一般性的測繪資料和項目資料。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等確定保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）檔案清查1.定期對測繪資料檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并記錄清查結(jié)果。3.根據(jù)清查結(jié)果，對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，針對存在的問題及時進行整改。四、測繪資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對超過保管期限的測繪資料檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同測繪項目部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保管狀況等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應(yīng)形成鑒定意見書，詳細記錄鑒定情況和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的測繪資料檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀測繪資料檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并對相關(guān)的紙質(zhì)目錄等進行更新。五、測繪資料檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技術(shù)創(chuàng)新等工作中需要查閱、使用測繪資料檔案。2.因項目投標(biāo)、資質(zhì)申報、成果驗收等需要，向有關(guān)部門提供測繪資料檔案。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，為外部單位提供與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的測繪資料檔案，但應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保資料安全。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱測繪資料檔案，應(yīng)填寫《測繪資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.如需借閱測繪資料檔案，借閱人應(yīng)填寫《測繪資料檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定進行登記。5.外部單位查閱或借閱測繪資料檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明查閱或借閱的目的、范圍、時間等信息。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對查閱或借閱過程進行監(jiān)督。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對測繪資料檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，掌握檔案的利用頻率、利用效果等信息。2.加強對檔案利用過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用行為應(yīng)及時制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。3.對在檔案利用過程中做出突出貢獻的部門或個人，給予表彰和獎勵。六、測繪資料檔案的保密管理（一）保密措施1.對涉及國家機密、公司商業(yè)秘密的測繪資料檔案，應(yīng)嚴格按照國家保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理。2.檔案管理部門應(yīng)與接觸保密檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.保密檔案應(yīng)單獨存放，設(shè)置專門的保密標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等技術(shù)措施，防止信息泄露。4.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在符合保密規(guī)定的場所進行查閱和使用。（二）保密教育1.定期組織檔案管理人員和涉及測繪資料檔案的工作人員參加保密教育培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)知識等，確保工作人員熟悉保密要求和操作規(guī)程。（三）保密監(jiān)督檢查1.建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對測繪資料檔案的保密管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案存儲安全情況、人員保密