PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管保密制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的保管與保密工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護檔案信息的保密性和可用性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位以及全體工作人員在檔案保管與保密工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案保管應(yīng)確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，采取必要的安全防護措施，防止檔案受到自然災(zāi)害、人為破壞等威脅。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)，依法開展檔案保管與保密工作，確保各項工作合法合規(guī)。3.規(guī)范操作原則：建立健全檔案保管與保密工作的各項規(guī)章制度和操作流程，明確各崗位人員的職責(zé)和權(quán)限，確保工作規(guī)范有序進行。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域，避免靠近水源和衛(wèi)生間等容易積水的地方。2.庫房布局：庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保各類檔案存放有序，便于查找和管理。檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、年度、保管期限等因素進行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。3.庫房設(shè)施：庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)備。安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備，設(shè)置防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等，確保庫房安全。同時，應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.庫房管理：建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)和權(quán)限。庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進行巡查，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運行狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。嚴(yán)格控制庫房出入人員，非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入庫房。（二）檔案整理與裝訂1.檔案分類：按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，對檔案進行科學(xué)分類。一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。每個類別下再根據(jù)檔案形成的年度、保管期限等因素進行細(xì)分。2.檔案整理：對收集到的檔案進行整理，包括文件材料的分類、排序、編目、裝訂等工作。確保檔案材料齊全完整，順序合理，編目準(zhǔn)確清晰。3.檔案裝訂：采用符合檔案保管要求的裝訂方式，如線裝、膠裝等，確保檔案裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時應(yīng)注意不要損壞檔案材料，保持檔案的原始面貌。（三）檔案上架與存放1.檔案上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。檔案架應(yīng)標(biāo)注清晰的類別、年度、保管期限等信息，方便檔案管理人員快速定位檔案。2.存放要求：不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。同時，應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、使用頻率等因素，合理安排檔案的存放位置，優(yōu)先存放重要、常用的檔案。對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并按照規(guī)定的存儲格式和存儲介質(zhì)進行保存。（四）檔案清點與核對1.定期清點：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。清點工作可結(jié)合檔案整理、查閱等工作進行，每年至少進行一次全面清點。2.核對內(nèi)容：在清點過程中，應(yīng)核對檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，檢查檔案是否有破損、丟失、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的處理措施。3.建立臺賬：對檔案清點情況進行詳細(xì)記錄，建立檔案清點臺賬。臺賬應(yīng)包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量、存放位置、清點日期等信息，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。三、檔案保密（一）保密制度建設(shè)1.制定保密規(guī)定：根據(jù)國家保密法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定檔案保密規(guī)定，明確檔案保密工作的基本原則和要求。保密規(guī)定應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保檔案信息在全過程中得到有效保護。2.簽訂保密協(xié)議：與涉及檔案管理和使用的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保工作人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.加強保密教育：定期組織檔案管理人員和涉及檔案管理使用的工作人員參加保密教育培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。保密教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、檔案保密規(guī)定、保密技術(shù)知識等，通過培訓(xùn)使工作人員熟悉保密工作要求，掌握保密技能。（二）保密措施1.人員管理：嚴(yán)格控制檔案管理人員和涉及檔案管理使用的工作人員數(shù)量，明確其職責(zé)和權(quán)限，實行崗位責(zé)任制。對人員進行背景審查，確保其政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力符合檔案保密工作要求。加強對工作人員的日常管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，與其他區(qū)域進行有效隔離。庫房門窗應(yīng)具備良好的密封性，防止外部人員窺視。在庫房內(nèi)設(shè)置保密標(biāo)識，提醒工作人員注意保密事項。同時，應(yīng)加強對檔案查閱場所的管理，確保查閱過程中的信息安全。3.技術(shù)防護：采用先進的保密技術(shù)手段，對檔案信息進行加密存儲和傳輸。配備必要的保密設(shè)備，如加密軟件、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止檔案信息被非法獲取或篡改。對電子檔案存儲介質(zhì)進行加密處理，并定期進行備份，存儲在安全可靠的位置。4.查閱管理：嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，建立檔案查閱審批制度。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還庫房，并做好查閱記錄。5.利用管理：檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。對檔案利用情況進行跟蹤管理，及時了解檔案利用效果，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，應(yīng)加強對檔案利用過程中形成的各種記錄和材料的管理，確保其完整性和保密性。（三）保密監(jiān)督與檢查1.建立監(jiān)督機制：成立檔案保密監(jiān)督小組，定期對檔案保管與保密工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案保密制度的執(zhí)行情況、保密措施的落實情況等進行監(jiān)督檢查。2.定期檢查：檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案庫房、查閱場所等進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運行狀況、保密制度執(zhí)行情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.不定期抽查：除定期檢查外，檔案保密監(jiān)督小組還應(yīng)不定期對檔案保管與保密工作進行抽查，重點檢查檔案管理人員的工作紀(jì)律、保密措施的落實情況等。對抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.整改落實：責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實整改措施，及時整改存在的問題。整改完成后，應(yīng)向檔案保密監(jiān)督小組提交整改報告，經(jīng)檢查驗收合格后方可銷號。四、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限與申請1.查閱權(quán)限：根據(jù)檔案的保密級別和查閱目的，確定不同人員的查閱權(quán)限。一般情況下，涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部工作需要查閱檔案的，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；涉及對外提供檔案信息的，需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱申請：查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，申請表應(yīng)包括查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱申請表應(yīng)由查閱人簽字確認(rèn)，并提交給檔案管理部門。（二）查閱流程與管理1.受理申請：檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括查閱權(quán)限是否符合規(guī)定、查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否明確等。如審核通過，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并告知查閱注意事項。2.查閱服務(wù)：查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進行查閱，查閱過程中不得擅自將檔案帶出查閱場所。檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。查閱人員如需摘抄、復(fù)制檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.查閱記錄：檔案管理人員應(yīng)對查閱過程進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真核對，檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。（三）利用管理與反饋1.利用管理：對檔案利用情況進行跟蹤管理，及時了解檔案利用效果。如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在問題，應(yīng)及時與利用部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施加以解決。2.反饋機制：建立檔案利用反饋機制，鼓勵利用部門對檔案利用情況進行反饋。利用部門應(yīng)在檔案利用結(jié)束后，及時向檔案管理部門反饋利用效果、存在的問題及改進建議等。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真聽取利用部門的反饋意見，不斷改進檔案管理與服務(wù)工作。五、檔案銷毀（一）銷毀范圍與鑒定1.銷毀范圍：根據(jù)國家檔案保管期限規(guī)定和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，確定檔案銷毀范圍。一般情況下，超過保管期限且已無保存價值的檔案、重復(fù)或無效的檔案、涉及個人隱私且已過保密期限等檔案可列入銷毀范圍。2.鑒定工作：成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進行鑒定。鑒定小組應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)等組成，對檔案的價值、保管期限等進行綜合評估，確定是否需要銷毀。鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，明確鑒定結(jié)論和銷毀意見。（二）銷毀程序與要求1.編制銷毀清單：根據(jù)鑒定報告，編制檔案銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由檔案鑒定小組簽字確認(rèn)。2.審批銷毀：檔案銷毀清單經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。審批過程中，應(yīng)嚴(yán)格審查銷毀檔案的范圍和數(shù)量，確保銷毀工作合法合規(guī)。3.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保