PAGE本科檔案管理制度一、總則（一）目的本科檔案管理制度旨在規(guī)范本科檔案的管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，同時(shí)維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，保障學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本校本科學(xué)生在校期間形成的各類檔案，包括但不限于入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案、畢業(yè)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生在校期間的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生的各類檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。除按規(guī)定查閱、借閱檔案外，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得向任何單位和個(gè)人提供檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善本科檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃全校本科檔案的管理工作，指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管本科學(xué)生的重要檔案資料，如錄取通知書、畢業(yè)生登記表等，并建立檔案檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)本科檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）學(xué)院（系）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）本科學(xué)生檔案的日常管理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)將學(xué)生的各類檔案材料收集齊全，并進(jìn)行分類整理，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，為師生提供檔案服務(wù)。（三）輔導(dǎo)員1.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的初步收集和審核工作，指導(dǎo)學(xué)生填寫各類檔案表格，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確。2.及時(shí)了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況，將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等相關(guān)材料收集整理后移交學(xué)院（系）檔案管理人員。3.協(xié)助學(xué)院（系）和學(xué)校檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作，解答學(xué)生關(guān)于檔案的疑問。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.入學(xué)檔案：包括高考報(bào)名登記表、體檢表、政審表、錄取通知書、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。2.學(xué)籍檔案：包括學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)年鑒定表、成績(jī)登記表、課程重修記錄、學(xué)籍異動(dòng)材料（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）等。3.獎(jiǎng)懲檔案：包括學(xué)生獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件、處分決定書及解除處分材料等。4.社會(huì)實(shí)踐檔案：包括學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的相關(guān)證明材料、實(shí)習(xí)報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等。5.畢業(yè)檔案：包括畢業(yè)生登記表、就業(yè)協(xié)議書、學(xué)位授予決定、畢業(yè)證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等。6.其他檔案：學(xué)生在校期間的其他重要材料，如科研成果、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)證書等。（二）檔案收集要求1.各學(xué)院（系）和相關(guān)部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集學(xué)生的各類檔案材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，簽字蓋章齊全。如有破損或褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.學(xué)生檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求提交，不得拖延或遺漏。對(duì)于逾期未提交的材料，應(yīng)及時(shí)催交。（三）檔案整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.每份檔案材料應(yīng)編寫頁(yè)碼，并在右上角加蓋頁(yè)碼章。對(duì)于有多個(gè)頁(yè)面的材料，應(yīng)使用燕尾夾或訂書釘裝訂整齊，不得使用回形針或膠水粘貼。3.按照檔案的形成時(shí)間順序，將每份檔案材料依次排列，并編寫目錄。目錄應(yīng)包括材料名稱、日期、頁(yè)碼等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對(duì)于同一類檔案材料較多的情況，可以按照年度或?qū)W期進(jìn)行細(xì)分，并編制二級(jí)目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.學(xué)院（系）檔案管理人員應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將整理好的本科學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.學(xué)校檔案管理部門收到學(xué)院（系）移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容和整理質(zhì)量符合要求。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回學(xué)院（系）進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.學(xué)校檔案管理部門按照檔案分類方案，將本科學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔，并建立檔案庫(kù)房，將檔案存放于專用的檔案柜中。（二）檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立備份制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案的利用與查詢（一）檔案利用原則1.本科檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.檔案利用應(yīng)確保檔案信息的安全和保密，不得泄露學(xué)生個(gè)人隱私。（二）檔案利用范圍1.學(xué)生本人可查閱、復(fù)印自己的檔案材料，但涉及個(gè)人隱私的部分除外。2.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要，可查閱本科學(xué)生檔案，但必須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于工作所需范圍，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.校外單位因特殊原因需要查閱本科學(xué)生檔案的，必須持有單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核同意，并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于與該單位相關(guān)的事項(xiàng)，不得查閱其他無關(guān)信息。（三）檔案查詢程序1.學(xué)生本人查詢檔案的，應(yīng)填寫《本科學(xué)生檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容和用途，提交所在學(xué)院（系）審核。學(xué)院（系）審核通過后，出具審核意見，并加蓋公章。學(xué)生持審核通過的申請(qǐng)表到學(xué)校檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門查詢檔案的，應(yīng)填寫《本科學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交學(xué)校檔案管理部門審核。學(xué)校檔案管理部門審核通過后，辦理查閱手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。3.校外單位查詢檔案的，應(yīng)按照上述第2點(diǎn)的要求填寫申請(qǐng)表，并提交單位介紹信和查閱人的有效身份證件。學(xué)校檔案管理部門審核同意后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、合法。（四）檔案借閱程序1.因工作需要借閱本科學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《本科學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容和借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交學(xué)校檔案管理部門審核。2.學(xué)校檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，并向借閱人發(fā)放檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本科學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審查，確定是否仍有保存價(jià)值。如認(rèn)為確無保存價(jià)值的，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫《本科學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由學(xué)校檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀工作徹底、無誤。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《本科學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案管理臺(tái)賬中，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本科學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本科學(xué)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.檔案信息錄入：將檔案中的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，包括學(xué)生基本信息、學(xué)籍信息、成績(jī)信息、獎(jiǎng)懲信息等。錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案檢索與利用：利用信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查詢檔案信息。同時(shí)，通過系統(tǒng)提供的權(quán)限管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的分級(jí)授權(quán)訪問，確保檔案信息的安全。4.檔案數(shù)據(jù)備份與維護(hù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和