PAGE檔案管理制度與職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等工作。3.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具。3.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，為部門工作提供檔案支持。（三）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整和系統(tǒng)。2.在工作過程中，及時(shí)將形成的檔案材料移交本部門檔案管理員，不得積壓或擅自銷毀檔案。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。（四）公司/組織領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，將檔案管理納入公司/組織整體工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.帶頭遵守檔案管理制度，支持檔案管理人員依法履行職責(zé)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如市場營銷檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。5.科技檔案：公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的檔案，包括科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動(dòng)和工作場景的檔案。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示該檔案是2023年形成的永久保管的文書檔案，流水號(hào)為001。2.人事檔案編號(hào)：按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：001號(hào)員工的人事檔案編號(hào)為001。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：2023年的會(huì)計(jì)憑證檔案編號(hào)為2023KJ001，其中KJ表示會(huì)計(jì)憑證。4.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：市場營銷項(xiàng)目檔案編號(hào)為SC2023001，其中SC表示市場營銷，2023表示年份，001表示項(xiàng)目流水號(hào)。5.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：科研項(xiàng)目檔案編號(hào)為KY2023001001，其中KY表示科研項(xiàng)目，2023表示年份，001表示項(xiàng)目編號(hào)，后一個(gè)001表示該項(xiàng)目下的檔案流水號(hào)。6.聲像檔案編號(hào)：采用年度類別流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023SX001，表示該聲像檔案是2023年形成的，類別為照片，流水號(hào)為001。7.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后加上“E”表示電子檔案。例如：2023永久001E，表示該電子檔案是與編號(hào)為2023永久001的紙質(zhì)文書檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將檔案材料移交本部門檔案管理員，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)實(shí)行現(xiàn)場跟蹤收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門及時(shí)歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，裝訂成冊。3.人事檔案應(yīng)按照員工檔案管理規(guī)定，對(duì)個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料進(jìn)行分類整理，裝入檔案袋。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目文件、合同文件、市場調(diào)研資料等進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。6.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目階段和檔案類別，對(duì)科研報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等進(jìn)行分類整理，編制科技檔案目錄。7.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編寫聲像檔案說明。8.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲(chǔ)和檢索方便快捷。五、檔案的鑒定與保管（一）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定工作，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。5.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）檔案保管1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。4.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。6.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案查詢與利用（一）檔案查詢1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢內(nèi)容、目的和使用范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查詢。2.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)查詢申請表，為查詢?nèi)藛T提供相應(yīng)的檔案，并做好查詢記錄。3.檔案查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循“滿足需要、方便利用”的原則，根據(jù)利用目的和范圍，提供相應(yīng)的檔案資料。2.因工作需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。復(fù)印件應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，注明出處和用途。3.外單位人員因工作需要查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）檔案移交1.各部門檔案管理員應(yīng)在每年年底將本年度整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)按照檔案移交清單，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后簽字蓋章。3.綜合檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。4.對(duì)已移交綜合檔案室的檔案，原部門如需查閱，應(yīng)按照檔案查詢利用制度辦理手續(xù)。八、檔案的保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。2.對(duì)檔案的查閱、利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸機(jī)密檔案。3.在檔案整理、鑒定、銷毀等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期參加保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)