PAGE檔案局檔案接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案局檔案接收工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案局接收的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證接收的檔案內(nèi)容真實(shí)，反映歷史原貌，且檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：及時(shí)接收檔案，準(zhǔn)確登記和整理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可查性。4.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案接收職責(zé)分工（一）檔案局接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收計(jì)劃，明確接收檔案的范圍、時(shí)間、要求等。2.組織開(kāi)展檔案接收工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核和登記。3.協(xié)調(diào)與檔案移交單位的溝通聯(lián)系，確保檔案接收工作順利進(jìn)行。4.對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、編目、上架等后續(xù)處理工作。（二）檔案移交單位職責(zé)1.按照本制度及相關(guān)要求，負(fù)責(zé)整理、歸檔本單位的各類檔案，并確保檔案質(zhì)量符合規(guī)定。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至檔案局，提交檔案移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。3.配合檔案局做好檔案接收過(guò)程中的相關(guān)工作，提供必要的檔案說(shuō)明和解釋。三、檔案接收范圍（一）文書(shū)檔案1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.反映本單位重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要決策等形成的文件材料。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程、成果鑒定等各個(gè)階段形成的文件材料。2.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的資料。3.設(shè)備儀器檔案，包含設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢等方面的記錄。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、考核材料、任免材料、工資材料、獎(jiǎng)懲材料等。2.人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中形成的相關(guān)材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)文件材料。（五）聲像檔案1.本單位重要活動(dòng)、會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.反映本單位發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)特色等具有保存價(jià)值的聲像材料。（六）電子檔案1.本單位在辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙等。2.經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本。四、檔案接收要求（一）檔案整理要求1.移交單位應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保同一類檔案集中整理。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類排列；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理；人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的類別進(jìn)行整理。3.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了，便于查找和識(shí)別。（三）檔案裝訂要求1.文書(shū)檔案一般應(yīng)采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案、聲像檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善裝訂或整理，確保檔案的完整性和美觀性。（四）檔案質(zhì)量審核要求1.檔案局接收部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的整理質(zhì)量、編目情況、裝訂情況等進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、題名是否恰當(dāng)、材料是否齊全、簽字蓋章是否完備等。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通，要求其限期整改，直至符合接收要求。五、檔案接收程序（一）檔案移交申請(qǐng)1.檔案移交單位應(yīng)提前向檔案局提交檔案移交申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)注明擬移交檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案局接收部門收到申請(qǐng)后，進(jìn)行審核，如符合接收條件，確定接收時(shí)間，并通知移交單位。（二）檔案移交準(zhǔn)備1.移交單位按照檔案整理要求對(duì)檔案進(jìn)行全面整理，編制檔案移交清單一式兩份，清單內(nèi)容應(yīng)與檔案實(shí)際情況相符。2.對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）檔案移交1.移交單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案及檔案移交清單送至檔案局。2.檔案局接收部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，檢查檔案數(shù)量、質(zhì)量、清單內(nèi)容等是否一致。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。（四）檔案接收登記1.檔案局接收部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、移交單位、移交時(shí)間等。2.將登記信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和管理。（五）檔案后續(xù)處理1.對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、編目、上架等后續(xù)處理工作，按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移、存儲(chǔ)等處理，確保電子檔案的安全性和可用性。六、檔案接收時(shí)間與期限（一）接收時(shí)間檔案局應(yīng)定期接收檔案，原則上每年[具體時(shí)間]集中接收一次，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要另行安排。（二）移交期限檔案移交單位應(yīng)在檔案形成后[規(guī)定期限]內(nèi)完成整理歸檔工作，并及時(shí)向檔案局移交。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[較短期限]內(nèi)移交。七、檔案接收監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局應(yīng)建立健全檔案接收工作的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行自查，檢查檔案接收程序是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否符合要求等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案接收工作質(zhì)量。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)部門的工作，及時(shí)匯報(bào)檔案接收工作情況。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)涉及公眾利益的檔案接收工作，依法依規(guī)進(jìn)行公開(kāi)，保障公眾的知情權(quán)。八、檔案接收的安全與保密（一）安全保護(hù)1.檔案局應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案在接收、整理、存儲(chǔ)等過(guò)程中的安全，防止檔案受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)災(zāi)、鼠災(zāi)等自然災(zāi)害以及人為破壞。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案接收工作人員的保密教育，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.在檔案接收過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密或者個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止泄密事件發(fā)生。3.對(duì)檔案整理、編目、存儲(chǔ)等場(chǎng)所進(jìn)行必要的安全保密管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。九、檔案接收的信息化管理（一）電子檔案接收1.制定電子檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確電子檔案的格式、元數(shù)據(jù)要求等。2.采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.建立電子檔案接收系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線接收、登記、存儲(chǔ)等功能，提高工作效率。（二）檔案信息化整合1.將接收的各類檔案進(jìn)行信息化整合，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。2.利用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，提高檔案管理的信息化水平。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)電子檔案接收系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。十、檔案接收的培訓(xùn)與指導(dǎo)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案局應(yīng)制定檔案接收培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案移交單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案整理和移交的能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理方法、編目要求、移交程序等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。2.邀請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行授課，解答檔案接收過(guò)程中的疑難問(wèn)題。（三）指導(dǎo)服務(wù)1.檔案局接收部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案移交單位的指導(dǎo)服務(wù)，在檔案整理過(guò)程中及時(shí)提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.對(duì)檔案移交單位提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)給予解答和幫助，確保檔案移交工作順利進(jìn)行。十一、檔案接收的責(zé)任追究（一）對(duì)移交單位的責(zé)任追究1.檔案移交單位未按照本制度要求整理、移交檔案，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不符合要求的，責(zé)令其限期整改。2.因移交單位原因造成檔案丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）對(duì)檔案局工作人員的責(zé)任追究1.