PAGE安全制度化管理檔案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全管理，規(guī)范安全制度化管理檔案工作，有效預(yù)防和減少安全事故，保障公司員工生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在安全管理活動(dòng)中形成的各類文件、記錄、資料等的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則安全制度化管理檔案工作遵循真實(shí)、完整、有效、及時(shí)的原則，確保檔案能夠準(zhǔn)確反映公司安全管理工作的實(shí)際情況，為安全決策、管理和監(jiān)督提供可靠依據(jù)。二、檔案管理職責(zé)（一）安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善安全制度化管理檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門安全檔案的建立、整理、歸檔和保管工作。3.負(fù)責(zé)收集、匯總、分析公司安全管理相關(guān)資料，形成綜合性安全檔案。4.定期對安全檔案進(jìn)行審核和評估，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全管理活動(dòng)中各類文件、記錄的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司統(tǒng)一要求，將整理好的檔案及時(shí)移交安全管理部門。3.配合安全管理部門做好檔案的審核、查詢和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)安全制度化管理檔案的具體整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。2.建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和檢索。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.安全管理制度類：包括公司制定的各項(xiàng)安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.安全檢查記錄類：涵蓋日常安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、季節(jié)性安全檢查等記錄。3.安全培訓(xùn)教育類：如員工安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考試成績等。4.安全事故檔案類：包含事故報(bào)告、調(diào)查處理資料、事故統(tǒng)計(jì)分析等。5.安全設(shè)施設(shè)備檔案類：涉及安全設(shè)施設(shè)備的采購、安裝、維護(hù)、檢測等記錄。6.安全會(huì)議記錄類：公司安全會(huì)議的紀(jì)要、決議等。7.其他安全相關(guān)類：如安全獎(jiǎng)懲記錄、安全投入記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；類別代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如“A”代表安全管理制度類，“B”代表安全檢查記錄類等；流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第5份安全管理制度類檔案編號(hào)為“23A005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全管理文件和記錄的收集工作，確保各類資料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件應(yīng)是原件，如有特殊情況無法提供原件，需提供清晰的復(fù)印件，并注明出處。3.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式正確，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件和記錄進(jìn)行分類。2.對每份文件進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。3.去除文件中的無關(guān)信息，如空白頁、重復(fù)頁等，確保文件內(nèi)容簡潔明了。4.對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交安全管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.安全管理部門應(yīng)按照檔案編號(hào)順序，將檔案分類存放于檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）保管期限1.安全管理制度類：長期保存。2.安全檢查記錄類：保存期限不少于3年。3.安全培訓(xùn)教育類：保存期限不少于3年。4.安全事故檔案類：永久保存。5.安全設(shè)施設(shè)備檔案類：從設(shè)備報(bào)廢后保存不少于3年。6.安全會(huì)議記錄類：保存期限不少于3年。7.其他安全相關(guān)類：根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但一般不少于3年。（三）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。3.檔案柜應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到安全管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱安全檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、安全敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)制、傳播安全檔案。（二）銷毀程序1.對于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由安全管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立安全制度化管理檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速錄入檔案基本信息、文件內(nèi)容等。2.檢索查詢功能：支持多種檢索方式，如按編號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行查詢。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表。5.備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并能在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案信息化系