PAGE合同檔案及管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)合同檔案的完整與安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同檔案管理工作合法合規(guī)。3.保密原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)合同檔案的集中統(tǒng)一保管，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定提供合同檔案的查詢、借閱服務(wù)，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料提交給檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)提供所需信息。4.對(duì)本部門合同檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告并處理。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。2.在合同審批過程中，對(duì)涉及的重要事項(xiàng)和關(guān)鍵條款進(jìn)行記錄，并將相關(guān)審批文件提交給檔案管理部門歸檔。3.對(duì)合同檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，提出改進(jìn)意見和建議。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍合同承辦部門應(yīng)收集以下與合同相關(guān)的資料，并提交給檔案管理部門歸檔：1.合同文本（包括正本、副本）。2.合同審批文件，如合同審批表、會(huì)簽單、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.合同談判記錄、往來函件、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料。4.合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。5.合同糾紛處理文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、調(diào)解書等。6.其他與合同有關(guān)的重要資料，如評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、擔(dān)保文件等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂或履行完畢后及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。2.每份合同檔案應(yīng)編制檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對(duì)合同檔案中的文件進(jìn)行編目，填寫文件題名、日期、頁號(hào)、保管期限等信息，并編制目錄清單。4.按照檔案整理要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊美觀和便于保管。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的合同檔案提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門將合同檔案進(jìn)行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。4.建立合同檔案臺(tái)賬，記錄合同檔案的歸檔日期、編號(hào)、名稱、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)以及具有歷史查考價(jià)值的合同檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般性的買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.短期保管保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括臨時(shí)性、一次性的合同或履行期限較短的合同。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.合同檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、合同檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、合同名稱、編號(hào)等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢結(jié)果。查詢結(jié)果可以是檔案原件、復(fù)印件或相關(guān)電子文檔。4.申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、合同名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，填寫《合同檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人憑借閱登記表到檔案管理部門領(lǐng)取合同檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。5.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）限制規(guī)定1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供查詢和借閱。2.合同檔案的查詢和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查詢和借閱范圍。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案的查詢和借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、依法依規(guī)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)合同檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等，以及是否具有歷史查考價(jià)值。2.參考國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確定合同檔案的保管期限。3.結(jié)合公司實(shí)際情況，評(píng)估合同檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，如是否對(duì)公司的決策、經(jīng)營(yíng)、管理等具有重要參考作用。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的合同檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽