PAGE農(nóng)業(yè)局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合農(nóng)業(yè)局實際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)業(yè)局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)業(yè)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案的形成、收集、整理應(yīng)真實反映農(nóng)業(yè)局各項工作的實際情況，保證檔案的完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)工作的效能。二、檔案分類（一）文書檔案1.上級文件：包括黨中央、國務(wù)院、上級農(nóng)業(yè)部門等下發(fā)的各類文件。2.本局文件：農(nóng)業(yè)局制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報告等。3.會議文件：農(nóng)業(yè)局召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議等。4.人事檔案：干部職工的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲等材料。5.財務(wù)檔案：農(nóng)業(yè)局財務(wù)工作中形成的各類檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.農(nóng)業(yè)項目檔案：各類農(nóng)業(yè)項目從申報、實施到驗收全過程形成的文件材料，包括項目申報書、實施方案、合同協(xié)議、驗收報告等。2.農(nóng)業(yè)科技檔案：農(nóng)業(yè)科研、推廣等工作中形成的檔案，如科研項目資料、技術(shù)推廣方案、試驗報告等。3.農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檔案：涉及農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量檢測、監(jiān)管等方面的檔案，包括檢測報告、監(jiān)管記錄等。4.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案：農(nóng)業(yè)執(zhí)法過程中形成的檔案，如行政處罰決定書、案件卷宗等。（三）聲像檔案1.照片檔案：反映農(nóng)業(yè)局重要活動、工作場景、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)等方面的照片。2.錄音檔案：重要會議、講座、調(diào)研等活動的錄音資料。3.錄像檔案：農(nóng)業(yè)局相關(guān)工作的視頻資料，如農(nóng)業(yè)技術(shù)培訓視頻、農(nóng)業(yè)災(zāi)害現(xiàn)場視頻等。（四）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件，如電子公文、電子報表等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如農(nóng)業(yè)項目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。三、檔案編號與排列（一）編號規(guī)則1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行編號。例如：2023永久辦公室。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，如農(nóng)業(yè)項目檔案按照項目編號檔案類別進行編號。3.聲像檔案：按照形成時間順序編號，如照片檔案編號為ZP20230101，表示2023年1月1日形成的照片。4.電子檔案：在存儲系統(tǒng)中按照分類目錄進行命名和編號，確保與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。（二）排列方法1.文書檔案：按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）依次排列，同一機構(gòu)（問題）內(nèi)按文件形成時間順序排列。2.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)流程和檔案類別，將相關(guān)檔案依次排列，如農(nóng)業(yè)項目檔案按照項目申報、實施、驗收等階段的檔案順序排列。3.聲像檔案：按照形成時間先后順序排列，同一時間的照片、錄音、錄像按照重要程度或事件關(guān)聯(lián)性排列。4.電子檔案：在存儲設(shè)備上按照文件夾結(jié)構(gòu)和文件命名規(guī)則進行排列，保持與紙質(zhì)檔案排列邏輯一致。四、檔案整理（一）收集1.各科室、直屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保工作中形成的各類文件材料及時收集齊全。2.對于上級文件，由辦公室統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)至相關(guān)科室。3.本局文件在發(fā)文時，承辦科室應(yīng)將文件底稿及相關(guān)附件一并交辦公室存檔。4.會議結(jié)束后，會議組織科室應(yīng)及時將會議文件材料整理交辦公室。5.人事檔案、財務(wù)檔案等按照各自的管理規(guī)定進行收集。（二）分類1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。2.對于混合在一起的文件材料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進行準確分類，不得隨意歸類。（三）裝訂1.文書檔案：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容和厚度，選擇合適的裝訂方式，如線裝、膠裝等，保證檔案的完整性和美觀性。（四）編目1.編制檔案目錄，包括案卷級目錄和文件級目錄。2.案卷級目錄應(yīng)包含案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。3.文件級目錄應(yīng)包含文件編號、責任者、題名、日期、頁號等信息。（五）裝盒1.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫相關(guān)信息，如全宗名稱、年度、保管期限類別、起止卷號等。2.檔案盒內(nèi)放置備考表，注明本盒檔案的情況說明、整理人、檢查人、日期等。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行保存，并建立相應(yīng)的存儲目錄，注明檔案內(nèi)容、形成時間、存儲介質(zhì)編號等信息。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶備份、光盤刻錄、異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。六、檔案利用（一）借閱制度1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案，并在借閱登記本上記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責任。（二）查閱制度1.本局工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導批準。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用效果反饋1.檔案利用部門在利用檔案后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋利用效果，如檔案對工作的幫助、存在的問題等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用效果反饋，對檔案管理工作進行總結(jié)和改進，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合農(nóng)業(yè)局實際情況進行檔案鑒定。2.鑒定工作應(yīng)全面、客觀、準確地評價檔案的保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由局辦公室負責人、業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值，如涉及重要歷史事件、農(nóng)業(yè)政策制定、重大項目等檔案應(yīng)適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、卷號、文號、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負責