PAGE機(jī)械檔案室給章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)械檔案室印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)械檔案室所有印章的管理與使用，包括但不限于公章、專用章、部門(mén)章等。（三）基本原則1.印章使用必須嚴(yán)格遵循法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)。2.堅(jiān)持“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，明確印章使用責(zé)任，確保印章使用安全。3.印章使用應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁違規(guī)使用和濫用印章。二、印章種類(lèi)及用途（一）公章公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的重要標(biāo)志，代表公司的法人意志。主要用于以下方面：1.以公司名義簽署的各類(lèi)合同、協(xié)議、文件等。2.公司對(duì)外報(bào)送的重要報(bào)表、報(bào)告等。3.其他需加蓋公司公章的重要事項(xiàng)。（二）專用章1.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.合同專用章專門(mén)用于簽署各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.業(yè)務(wù)專用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，設(shè)置的用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如技術(shù)合同專用章、項(xiàng)目專用章等，用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件的簽署和確認(rèn)。（三）部門(mén)章各部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)立的部門(mén)章，主要用于部門(mén)內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、通知發(fā)布等，不得對(duì)外使用。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需求，按照相關(guān)法律法規(guī)要求選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.申請(qǐng)刻制印章時(shí)，需填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行刻制。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理印章啟用手續(xù)。啟用前，應(yīng)對(duì)印章的規(guī)格、樣式、文字等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保印章無(wú)誤。2.填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、啟用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式啟用。同時(shí)，應(yīng)將新印章的印模留存檔案室備案。四、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，明確印章保管責(zé)任人，確保印章安全。2.印章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章箱等，防止印章被盜、丟失或損壞。（二）保管職責(zé)1.公章保管人負(fù)責(zé)公章的日常保管，嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章，對(duì)公章使用情況進(jìn)行登記。定期檢查公章保管情況，確保公章安全。2.專用章保管人各專用章保管人負(fù)責(zé)相應(yīng)專用章的保管和使用，嚴(yán)格遵守專用章使用規(guī)定，做好使用記錄。3.部門(mén)章保管人部門(mén)章保管人負(fù)責(zé)本部門(mén)章的保管，僅限在部門(mén)內(nèi)部使用，不得擅自將部門(mén)章帶出部門(mén)。（三）印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、完好情況等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并填寫(xiě)《印章交接登記表》。2.交接登記表應(yīng)包括印章名稱、交接日期、交接雙方姓名、監(jiān)交人姓名等信息，交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)后，存檔備案。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)使用印章前，需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章使用經(jīng)審批同意后，印章保管人方可在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。4.用印登記印章保管人應(yīng)對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印事項(xiàng)、審批人等信息，并存檔備查。（二）使用范圍與限制1.嚴(yán)格按照印章用途使用印章，嚴(yán)禁超出規(guī)定范圍使用。2.不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后對(duì)空白部分進(jìn)行有效控制，防止他人擅自添加內(nèi)容。3.涉及公司重大決策、經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保等重要事項(xiàng)的用印，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定，并按照規(guī)定程序?qū)徟?。六、印章的停用與銷(xiāo)毀（一）印章停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，由行政部門(mén)妥善保管。（二）印章銷(xiāo)毀1.對(duì)于不再使用的印章，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、銷(xiāo)毀方式等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，選擇具有資質(zhì)的銷(xiāo)毀單位進(jìn)行印章銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保印章徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀單位應(yīng)出具銷(xiāo)毀證明，行政部門(mén)將銷(xiāo)毀證明存檔備案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全，用印登記是否完整等。2.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印章保管和使用的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜、丟失或損壞的，印章保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司，并采取相應(yīng)措施防止損失擴(kuò)大。如因保管人失職造成公司損失的，由保管人承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。