PAGE特教機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)特教機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在特教工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本特教機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指特教機(jī)構(gòu)在教育教學(xué)、行政管理、學(xué)生管理、師資培訓(xùn)、家校合作等各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則特教機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映特教機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集特教機(jī)構(gòu)在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、機(jī)構(gòu)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為特教機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本特教機(jī)構(gòu)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案利用工作，為特教機(jī)構(gòu)的教育教學(xué)、行政管理、科研工作等提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解檔案工作的新政策、新法規(guī)和新動(dòng)態(tài)。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類涵蓋機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等行政管理工作形成的檔案。3.教育教學(xué)類主要有教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)評(píng)估等教育教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的檔案。4.學(xué)生管理類包含學(xué)生基本信息、學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生資助、心理健康檔案等與學(xué)生管理相關(guān)的檔案。5.師資培訓(xùn)類涉及教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、教師業(yè)務(wù)檔案等師資培訓(xùn)工作的檔案。6.家校合作類包括家長(zhǎng)學(xué)?；顒?dòng)記錄、家長(zhǎng)會(huì)資料、家校溝通記錄、家長(zhǎng)志愿者活動(dòng)檔案等家校合作方面的檔案。7.基建檔案類有關(guān)特教機(jī)構(gòu)基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的檔案。8.設(shè)備檔案類特教機(jī)構(gòu)各類教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、生活設(shè)施等的購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。9.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄特教機(jī)構(gòu)重要活動(dòng)、教學(xué)場(chǎng)景、師生風(fēng)采等內(nèi)容的檔案。10.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子檔案，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、教學(xué)軟件中的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”代表黨群工作類，“02”代表行政管理類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的行政管理類第5份檔案，其編號(hào)為“202302005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門在工作完成后，應(yīng)于次年第一季度將上一年度形成的檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲(chǔ)路徑清晰，便于檢索和利用。5.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明，同時(shí)將聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式進(jìn)行存儲(chǔ)。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管環(huán)境。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)1.根據(jù)檔案的保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行分類編號(hào)，注明存儲(chǔ)日期、內(nèi)容等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、撤銷、合并等重要文件，涉及重大權(quán)益糾紛、重要資產(chǎn)處置等方面的檔案，以及具有歷史查考價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括機(jī)構(gòu)年度工作計(jì)劃、總結(jié)，重要會(huì)議記錄，教學(xué)改革成果等檔案。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件、報(bào)表、資料等檔案。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。3.對(duì)檔案的數(shù)量、保管期限等信息進(jìn)行核對(duì)，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。4.定期檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等，并存檔備查。六、檔案利用（一）利用范圍1.本特教機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要，經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案資料。3.涉及司法案件等特殊情況，需按照法律法規(guī)的規(guī)定，提供檔案資料作為證據(jù)或參考。（二）利用手續(xù)1.本機(jī)構(gòu)員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需提交單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號(hào)、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應(yīng)充分聽取各方面意見，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案銷毀，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息