PAGE檔案室借閱制度上墻一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本借閱制度。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、限期歸還、保守秘密的原則。二、借閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借閱申請(qǐng)表交至檔案室負(fù)責(zé)人審批。檔案室負(fù)責(zé)人綜合考慮檔案的保管狀況、借閱需求等因素，做出最終審批決定。2.申請(qǐng)時(shí)間借閱申請(qǐng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交，以便檔案室工作人員做好準(zhǔn)備工作。緊急情況下，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人特批，可在較短時(shí)間內(nèi)辦理借閱手續(xù)，但借閱人應(yīng)在歸還檔案時(shí)詳細(xì)說明緊急借閱的原因。三、借閱審批1.審批權(quán)限一般性檔案借閱，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。涉及重要機(jī)密、核心業(yè)務(wù)等關(guān)鍵檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司/組織重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等絕密檔案的借閱，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批理由檔案室負(fù)責(zé)人及各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格審查借閱申請(qǐng)，對(duì)于不符合借閱條件或可能對(duì)檔案安全造成威脅的申請(qǐng)，應(yīng)明確指出不予批準(zhǔn)的理由，并告知借閱人。審批理由應(yīng)記錄在《檔案借閱申請(qǐng)表》的審批意見欄中。四、借閱期限1.一般檔案借閱期限一般性檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)在到期前[X]個(gè)工作日向檔案室提出延期申請(qǐng)，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延期。延期最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。對(duì)于短期使用的檔案，如會(huì)議資料、臨時(shí)工作文件等，借閱期限可根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。2.特殊檔案借閱期限涉及重要機(jī)密、核心業(yè)務(wù)等關(guān)鍵檔案的借閱期限，由審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況確定，原則上不超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)，必須重新履行審批手續(xù)。涉及公司/組織重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等絕密檔案的借閱期限嚴(yán)格控制，一般為[X]個(gè)工作日以內(nèi)，特殊情況需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)特批。五、借閱數(shù)量1.一般規(guī)定借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求合理確定，原則上不超過[X]份（卷）。如需借閱較多數(shù)量的檔案，應(yīng)在申請(qǐng)中詳細(xì)說明原因，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.特殊情況對(duì)于因重大項(xiàng)目、重要研究等工作需要，確需借閱大量檔案的，借閱人應(yīng)提前與檔案室溝通協(xié)調(diào)，檔案室將根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌安排，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和使用。六、借閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)借閱借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)借閱人身份，并提供相應(yīng)的檔案。借閱人應(yīng)在檔案室指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.電子借閱對(duì)于部分經(jīng)數(shù)字化處理且允許電子借閱范圍內(nèi)的檔案，借閱人可通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)申請(qǐng)電子借閱。經(jīng)審批通過后，借閱人可在規(guī)定權(quán)限內(nèi)查閱電子檔案。電子借閱應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)操作規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密。七、借閱登記1.登記內(nèi)容檔案室工作人員應(yīng)對(duì)每一次檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見等。借閱登記應(yīng)使用專門的《檔案借閱登記簿》，確保記錄準(zhǔn)確、完整。2.登記方式借閱登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式。紙質(zhì)登記應(yīng)確保字跡清晰、易于保存；電子登記應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)庫，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。檔案室應(yīng)定期對(duì)借閱登記信息進(jìn)行整理和歸檔，保存期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。八、歸還要求1.按時(shí)歸還借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照審批確定的歸還日期歸還檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并辦理延期手續(xù)。逾期未還的，檔案室將發(fā)出催還通知，督促借閱人盡快歸還檔案。2.檢查驗(yàn)收借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于電子檔案，還應(yīng)檢查其存儲(chǔ)介質(zhì)的完整性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.注銷登記檔案歸還并驗(yàn)收合格后，檔案室工作人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行注銷登記，注明歸還日期和檔案狀態(tài)。同時(shí)，將檔案歸還原位，恢復(fù)其正常保管狀態(tài)。九、借閱紀(jì)律1.保密要求借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。嚴(yán)禁將檔案用于與工作無關(guān)的目的，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.愛護(hù)檔案借閱人應(yīng)愛護(hù)所借閱的檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、折疊、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。在借閱過程中，借閱人應(yīng)保持檔案的整潔和完好，確保檔案的質(zhì)量不受影響。3.禁止行為借閱人不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域，如需在公司/組織內(nèi)部其他地點(diǎn)使用，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并在指定地點(diǎn)查閱。嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織外部。未經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、錄像、掃描等操作。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期對(duì)借閱登記記錄、檔案歸還情況等進(jìn)行核對(duì)和審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案借閱制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.定期檢查檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常、檔案保管是否安全等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施加以整改，并將檢查結(jié)果向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本借閱制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款、降職、辭退等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。十一、附則1.解釋權(quán)本