PAGE內(nèi)蒙古檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)內(nèi)蒙古地區(qū)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位在上級(jí)主管部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的具體實(shí)施。2.維護(hù)檔案的完整與安全原則。采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。3.便于社會(huì)各方面利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為社會(huì)提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案行政管理部門(mén)內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局是全區(qū)檔案工作的行政管理部門(mén)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案工作規(guī)章制度，對(duì)全區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。盟市、旗縣（市、區(qū)）檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的行政管理和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案管理部門(mén)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員應(yīng)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的各種文件材料，包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品樣本、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.本單位在基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、重大活動(dòng)等工作中形成的文件材料，如項(xiàng)目審批文件、工程圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.本單位在黨、團(tuán)、工會(huì)等組織活動(dòng)中形成的文件材料。5.其他對(duì)本單位具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門(mén)。2.收集的文件材料應(yīng)保持其形成時(shí)的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致文件丟失。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，一般分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類(lèi)別。3.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄?？萍紮n案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，建立完整的項(xiàng)目檔案。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等功能。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案整理與上架檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案清點(diǎn)與檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)變質(zhì)、蟲(chóng)蛀的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和有關(guān)專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（三）銷(xiāo)毀程序檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)采用科學(xué)的方法，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)。七、檔案的利用（一）利用范圍檔案利用范圍包括本單位內(nèi)部查閱、上級(jí)主管部門(mén)查閱、有關(guān)部門(mén)查閱、社會(huì)利用等。本單位內(nèi)部工作人員因工作需要可查閱本單位檔案；上級(jí)主管部門(mén)因工作指導(dǎo)、檢查等需要可查閱下級(jí)單位相關(guān)檔案；有關(guān)部門(mén)因辦理案件、工作調(diào)研等需要可查閱相關(guān)檔案；社會(huì)利用按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）利用手續(xù)查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案。（三）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)本單位檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)使用復(fù)印件，不得使用原件進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。（四）檔案開(kāi)放與公布按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)符合開(kāi)放條件的檔案，應(yīng)及時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。檔案開(kāi)放應(yīng)編制開(kāi)放檔案目錄，通過(guò)檔案網(wǎng)站、檔案館查閱窗口等方式向社會(huì)公布。檔案公布應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定執(zhí)行，確保檔案信息安全。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集各單位應(yīng)將電子文件納入檔案管理范疇，明確電子文件的收集范圍、收集時(shí)間和收集方式。電子文件形成部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將電子文件整理歸檔，并向檔案管理部門(mén)移交。（二）電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）電子檔案存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防磁等功能。（四）電子檔案利用電子檔案利用應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線(xiàn)查閱、下載、打印等功能。利用電子檔案應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，確保電子檔案信息安全。（五）電子