PAGE幼兒園檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門(mén)及全體教職工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園在不同階段形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、幼兒園商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便教職工查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為教職工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案參考資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，提供有關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與幼兒園工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.幼兒園制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.幼兒園各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.幼兒園教學(xué)、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的文件材料，如教案、教學(xué)計(jì)劃、科研課題申報(bào)材料、論文發(fā)表情況等。5.幼兒園招生、學(xué)生管理、后勤保障等工作中形成的文件材料，如招生簡(jiǎn)章、學(xué)生檔案、物資采購(gòu)合同等。6.幼兒園開(kāi)展各類活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、錄像等。7.教職工個(gè)人檔案，包括履歷、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、教師業(yè)務(wù)類、特殊載體類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)等內(nèi)容，以便于檢索和查閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）移交程序1.各部門(mén)檔案管理人員按照檔案整理要求，將整理好的檔案編制移交清單。2.在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)，將檔案移交清單及檔案一并送交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。4.雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)幼兒園、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映幼兒園一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映幼兒園短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)配備專門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。5.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本園教職工因工作需要查閱利用檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、有關(guān)單位因工作需要查閱利用檔案。3.其他因特殊情況需要查閱利用檔案的單位或個(gè)人，經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以查閱。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室審核。2.綜合檔案室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否提供查閱，并告知查閱人查閱地點(diǎn)和時(shí)間。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和幼兒園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的幼兒園檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.及時(shí)將新形成的電子文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)安全