PAGE2017檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性和完整性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、偽造或銷毀檔案。3.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。8.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、客戶服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項目管理類檔案：包括公司/組織承擔(dān)的各類項目的立項、可行性研究報告、項目計劃、項目合同、項目驗收報告等檔案。4.合同協(xié)議類檔案：涵蓋公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。5.財務(wù)審計類檔案：包括會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等檔案。6.聲像電子類檔案：包括照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等電子載體的檔案。7.其他類檔案：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，采用分類編號法，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號格式如下：[檔案類別代碼][年度][流水號]其中，檔案類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：A：行政管理類檔案B：業(yè)務(wù)管理類檔案C：項目管理類檔案D：合同協(xié)議類檔案E：財務(wù)審計類檔案F：聲像電子類檔案G：其他類檔案年度采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示。流水號為每一類檔案在本年度內(nèi)的順序號，用三位數(shù)字表示。例如：A2017001表示行政管理類檔案中2017年度的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司/組織各部門負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的檔案的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集，并按照檔案管理部門的要求，及時將檔案移交檔案管理部門。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：部門工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等文件。部門會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。部門簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。部門業(yè)務(wù)活動中形成的各類報表、統(tǒng)計資料、調(diào)查研究報告等文件。部門人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等文件。部門獲得的榮譽證書及相關(guān)文件。其他與部門工作相關(guān)的文件材料。3.收集時間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案進(jìn)行整理，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法檔案整理采用分類、編號、裝訂、編目等方法，具體如下：分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類。編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、唯一。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案，應(yīng)進(jìn)行修整、裱糊或折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，便于查閱。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序存放，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。2.溫濕度控制檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)定期對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取必要的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.防蟲防霉檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。對于易生蟲的檔案，應(yīng)采取防蟲措施，如放置防蟲藥品等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，采用直接鑒定法，逐件審查檔案的內(nèi)容和形式，確定其保存價值。鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和科學(xué)價值，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、重要會議記錄、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、人事檔案等。2.長期保管凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司/組織各部門的工作計劃、總結(jié)、報告、業(yè)務(wù)文件、一般合同協(xié)議、人事檔案等。3.短期保管凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括公司/組織臨時性工作文件、一般性報表、統(tǒng)計資料等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案的編號、名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實施檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)實施，銷毀時應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，不得泄露檔案內(nèi)容。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。4.監(jiān)銷檔案銷毀時，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.外部查閱因工作需要，外部單位或個人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱單位或個人名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容的應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（二）利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要程度和利用需求，合理確定檔案利用方式，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門或個人、利用目的、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。（四）歸還與續(xù)借借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借的，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司/組織檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換，提高檔案信息的利用效率。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)安全檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。2.系統(tǒng)維護(hù)檔案管理部門應(yīng)指定專