PAGE檔案室人員管理制度一、總則（一）目的為加強本公司檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責集中管理各類檔案資料，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，保證其真實性和準確性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案資料的安全與保密，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案室職責（一）檔案收集1.負責收集公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案材料。2.定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，明確收集范圍、時間要求等，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，按照分類標準對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目等整理工作。2.對破損、褪色的檔案進行修復，對字跡模糊或易退變的檔案進行數(shù)字化處理。（三）檔案保管1.配備符合檔案保管要求的庫房，確保庫房溫濕度適宜、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施齊全有效。2.對檔案進行妥善存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。（四）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務。2.根據(jù)工作需要，對檔案進行編研，形成各類專題資料，為公司決策提供參考依據(jù)。3.積極開發(fā)檔案信息資源，通過多種方式為公司各項工作服務。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。2.按照規(guī)定程序?qū)M銷毀的檔案進行登記造冊，報經(jīng)公司領導批準后予以銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案管理人員職責（一）基本職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，不斷提高自身業(yè)務水平。3.負責檔案室日常管理工作，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。（二）具體職責1.檔案收集與整理按照檔案收集范圍和要求，及時收集各類檔案資料，并進行初步整理。對收集到的檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案整理的準確性和規(guī)范性。2.檔案保管根據(jù)檔案保管要求，做好庫房的日常管理工作，包括溫濕度調(diào)控、安全防護等。定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。根據(jù)檔案存放索引，快速準確地查找和提供檔案。3.檔案利用建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。為查閱、借閱人員提供必要的幫助和服務，確保檔案的正確使用。根據(jù)公司工作需要，對檔案進行編研，提供有價值的檔案信息。4.檔案鑒定與銷毀參與檔案鑒定工作，提出合理的檔案保管期限建議。負責擬銷毀檔案的登記造冊和銷毀記錄工作，確保銷毀工作符合規(guī)定程序。5.檔案信息化管理負責檔案信息的錄入、存儲和維護，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫。利用信息化手段提高檔案檢索效率和管理水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示、會議紀要等。2.業(yè)務合同：公司簽訂的各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。5.項目檔案：項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。6.技術檔案：產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、研發(fā)記錄等。7.其他檔案：公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應按照規(guī)定的格式和載體進行整理，確保其規(guī)范性和可讀性。（三）歸檔時間1.各類檔案應在形成后及時歸檔，一般不得超過[X]個工作日。2.對于重大項目或重要活動形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后[X]個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門收集的檔案資料應進行初步整理，按照分類標準進行分類，并填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案資料移交至檔案室，檔案室管理人員進行核對、簽收。3.檔案室管理人員對接收的檔案進行再次整理、編號、編目等工作，確保檔案符合歸檔要求。五、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理效率。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法，即將檔案按照年度、形成機構(gòu)、保管期限進行分類。2.年度分類：按照檔案形成的年度進行劃分，同一自然年度形成的檔案歸為一類。3.機構(gòu)分類：按照檔案形成的部門或機構(gòu)進行劃分，不同部門或機構(gòu)形成的檔案分別歸類。4.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度機構(gòu)代碼保管期限代碼順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：公司檔案全宗號為[具體全宗號]。3.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。4.機構(gòu)代碼：按照公司內(nèi)部機構(gòu)設置，為每個部門或機構(gòu)賦予一個代碼，如“01”表示行政部。5.保管期限代碼：“Y”表示永久，“C”表示長期，“D”表示短期。6.順序號：按照檔案整理順序依次編號，從“0001”開始。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應包含案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應包含序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等信息。六、檔案保管與保護（一）庫房管理1.設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。3.配備必要的溫濕度調(diào)控設備，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應分開存放，避免混淆。3.對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）安全防護1.安裝防火、防盜報警裝置，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.配備滅火器材，如滅火器、滅火器具等，并定期進行檢查和更換。3.對庫房門窗進行加固，防止非法侵入。4.建立庫房巡查制度，每天至少巡查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（四）檔案保護措施1.對破損、褪色的檔案進行及時修復，采用專業(yè)的修復技術和材料，確保檔案的完整性和可讀性。2.對字跡模糊或易退變的檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案備份，以便長期保存和利用。3.定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況及時報告并采取相應措施。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的安全與保密。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司內(nèi)部各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。（二）查閱程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至檔案室，檔案室管理人員進行審核，審核通過后予以登記。3.查閱人員在檔案室指定地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案室管理制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員進行核對簽收。（三）借閱程序1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間預計歸還時間等信息。2.將申請表提交至檔案室，檔案室管理人員進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.經(jīng)領導批準后，檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)，借閱人員簽字確認，并收取一定的押金（根據(jù)檔案重要性和借閱期限確定）。4.借閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還檔案時，檔案室管理人員應檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并扣除相應押金。（四）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等重要檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱、借閱和復制。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應報公司領導特別批準，并采取嚴格的保護措施。3.查閱、借閱檔案的人員不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室管理人員、各部門檔案工作負責人及相關業(yè)務專家組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。2.重點考慮檔案對公司歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營、決策支持等方面的作用。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)鑒定標準確定其保管期限。3.填寫《檔案鑒定意見書》，詳細記錄檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和鑒定結(jié)果。4.將鑒定意見書提交公司領導審批，經(jīng)批準后確定檔案的最終保管期限。（四）銷毀程序1.對失去保存價值且經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.將銷毀清單報公司領導批準后，在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀記錄應長期保存，以備查閱。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速準確地錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，支持多種格式文件的上傳。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、年度、機構(gòu)、保管期限等進行檢索，快速定位所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)量、利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照一定的比例和順序?qū)n案進行數(shù)字化處理。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化加工服務機構(gòu)，確保數(shù)字化質(zhì)量符合要求。3.對數(shù)字化后的檔案進行質(zhì)量檢查，包括圖像清晰度、文字準確性