PAGE孤兒檔案利用工作制度一、總則（一）目的為了規(guī)范孤兒檔案的利用工作，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、有效利用，充分發(fā)揮孤兒檔案在保障孤兒權(quán)益、促進孤兒健康成長等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及孤兒檔案利用工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及與孤兒權(quán)益保護相關(guān)的政策規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，切實保障孤兒檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，維護孤兒的隱私和合法權(quán)益。3.合理利用原則充分發(fā)揮孤兒檔案的價值，為孤兒權(quán)益保障、救助管理、教育培養(yǎng)等工作提供有力支持，促進孤兒事業(yè)健康發(fā)展。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用工作流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進行。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.孤兒權(quán)益保障工作為準(zhǔn)確掌握孤兒的基本情況、生活狀況、心理需求等，以便制定個性化的保障措施，相關(guān)工作人員可查閱孤兒檔案中的個人信息、家庭背景、成長經(jīng)歷、健康狀況等資料。2.救助管理工作在實施救助政策、安排救助資金、物資發(fā)放等過程中，依據(jù)檔案記錄核實孤兒身份、救助需求等信息，確保救助工作精準(zhǔn)、公正。3.教育培養(yǎng)工作學(xué)校、教育機構(gòu)等在為孤兒提供教育服務(wù)時，可參考檔案了解孤兒的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)、興趣愛好等，制定適合孤兒的教育計劃，促進其學(xué)業(yè)發(fā)展。4.心理輔導(dǎo)與關(guān)愛服務(wù)心理咨詢師、志愿者團隊等在為孤兒提供心理支持和關(guān)愛服務(wù)時，通過查閱檔案更好地理解孤兒的成長背景和心理創(chuàng)傷，有針對性地開展輔導(dǎo)和陪伴活動。（二）外部工作需要1.司法機關(guān)辦案需要在涉及孤兒的司法案件中，如監(jiān)護權(quán)糾紛、遺產(chǎn)繼承等，司法機關(guān)可依法查閱相關(guān)檔案資料，作為案件審理的參考依據(jù)。2.合作機構(gòu)信息核實與孤兒福利事業(yè)相關(guān)的合作單位，如慈善組織、醫(yī)療機構(gòu)、社會組織等，在開展合作項目、提供服務(wù)過程中，為確保合作的準(zhǔn)確性和有效性，可在規(guī)定程序下查閱孤兒檔案進行信息核實。三、檔案利用流程（一）申請1.內(nèi)部申請本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要利用孤兒檔案時，由經(jīng)辦人員填寫《孤兒檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、所需檔案內(nèi)容、利用時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.外部申請外部單位因工作需要利用孤兒檔案時，需提交正式的申請函，說明利用目的、用途、所需檔案范圍等，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審核同意后，轉(zhuǎn)至檔案管理部門。（二）審核檔案管理部門收到利用申請后，對申請內(nèi)容進行嚴(yán)格審核。重點審核申請利用的目的是否符合規(guī)定范圍、申請材料是否齊全、手續(xù)是否完備等。對于不符合要求的申請，及時與申請部門或單位溝通，說明原因并要求補充或修正。（三）查閱1.現(xiàn)場查閱經(jīng)審核通過的申請，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫房內(nèi)查找相關(guān)孤兒檔案，并在指定的查閱場所提供給利用人員查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。利用人員只能在查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.復(fù)制如利用人員需要復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。檔案管理人員根據(jù)檔案的密級和利用規(guī)定，確定是否允許復(fù)制以及復(fù)制的范圍和方式。對于允許復(fù)制的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制操作，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明與原件核對無誤。（四）歸還利用工作結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時將查閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整無缺、有無損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案利用權(quán)限與審批（一）利用權(quán)限1.一般信息查閱本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱孤兒檔案中的一般信息，如基本身份信息、救助記錄等。2.特殊信息查閱涉及孤兒隱私、敏感信息等特殊內(nèi)容的檔案查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進行。3.外部查閱外部單位查閱孤兒檔案，必須按照規(guī)定程序經(jīng)本公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密協(xié)議和利用要求。（二）審批流程1.內(nèi)部審批一般信息查閱由檔案管理部門負責(zé)人審批；特殊信息查閱由經(jīng)辦人員填寫《孤兒檔案特殊信息查閱審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽署意見后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部審批外部單位申請查閱孤兒檔案時，其申請函先由本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門提出審核意見，再報主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門方可按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。五、檔案利用的安全與保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員培訓(xùn)定期對檔案管理人員進行安全保密知識培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉檔案利用工作流程和保密要求，掌握防止檔案信息泄露的技能。2.利用人員教育對申請利用檔案的內(nèi)部工作人員和外部單位人員進行利用前的安全保密教育，明確其在檔案利用過程中的責(zé)任和義務(wù)，要求其嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。（二）環(huán)境管理1.查閱場所安全確保檔案查閱場所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，防止無關(guān)人員進入查閱場所，保障檔案在查閱過程中的安全。2.檔案存儲安全加強檔案庫房的安全管理，按照檔案保管要求，確保庫房溫度、濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保證檔案實體的安全。（三）信息管理1.檔案加密對孤兒檔案中的敏感信息進行加密處理，采用先進的加密技術(shù)，確保信息在存儲和傳輸過程中的保密性。2.數(shù)據(jù)備份定期對孤兒檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.信息訪問控制建立嚴(yán)格的信息訪問控制機制，根據(jù)利用人員的權(quán)限設(shè)置不同的訪問級別，限制對檔案信息的訪問范圍，防止越權(quán)訪問。（四）監(jiān)督檢查1.定期檢查檔案管理部門定期對檔案利用工作進行檢查，重點檢查檔案利用流程是否規(guī)范、安全保密措施是否落實、利用人員是否遵守規(guī)定等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.違規(guī)處理對于違反檔案利用安全保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對內(nèi)部工作人員，可給予警告、記過、降職等處分；對外部單位人員，可終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。六、檔案利用的信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)1.數(shù)字化掃描對孤兒檔案進行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。掃描過程中，要確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。2.數(shù)據(jù)錄入與審核安排專人對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤。錄入完成后，進行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）信息系統(tǒng)建設(shè)1.利用管理系統(tǒng)開發(fā)或選用適合的檔案利用管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用申請、審核、查閱、歸還等流程的信息化管理。利用人員可通過系統(tǒng)提交申請，檔案管理人員在系統(tǒng)中進行操作和審批，提高工作效率和管理水平。2.權(quán)限管理模塊在信息系統(tǒng)中設(shè)置完善的權(quán)限管理模塊，根據(jù)利用人員的角色和職責(zé)，精確分配檔案信息的訪問權(quán)限，確保信息安全。（三）信息化安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全防護加強檔案利用信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、防病毒等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)安全管理制度，對電子檔案數(shù)據(jù)進行定期備份和恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，加強對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的管理，確保數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的安全。七、檔案利用效果評估（一）評估指標(biāo)1.利用效率指標(biāo)統(tǒng)計檔案利用申請的受理數(shù)量、處理時間、查閱人次等，評估檔案利用工作的效率。2.利用效果指標(biāo)通過收集利用人員的反饋意見、分析檔案利用對孤兒權(quán)益保障、救助管理、教育培養(yǎng)等工作的實際促進作用，評估檔案利用的效果。3.安全保密指標(biāo)檢查檔案利用過程中是否發(fā)生信息泄露、檔案損壞等安全事故，評估安全保密措施的落實情況。（二）評估周期每年定期對檔案利用工作進行一次全面評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進措施。（三）評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)評估結(jié)果，對檔案利用工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進