PAGE理論宣講團(tuán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)理論宣講團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在理論宣講工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本理論宣講團(tuán)全體成員及相關(guān)檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映理論宣講團(tuán)的工作實(shí)際。3.完整性原則：全面收集、整理與理論宣講團(tuán)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善理論宣講團(tuán)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理理論宣講團(tuán)的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等日常管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還登記等工作，確保檔案的安全使用。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在理論宣講工作中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.對本部門形成的檔案進(jìn)行初步分類、編號，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案分類、編號、整理等技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管、維護(hù)工作，確保檔案的安全。4.積極為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.宣講資料類：包括理論宣講提綱、講稿、課件、參考資料等。2.活動(dòng)記錄類：如宣講活動(dòng)方案、通知、日程安排、現(xiàn)場照片、視頻等。3.成員信息類：宣講團(tuán)成員個(gè)人簡歷、培訓(xùn)記錄、考核情況等。4.受眾反饋類：聽眾意見、建議、滿意度調(diào)查等。5.合作交流類：與其他單位合作開展宣講活動(dòng)的協(xié)議、交流材料等。6.榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)類：宣講團(tuán)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。（二）檔案編號1.采用年度流水號與分類號相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.年度流水號：以四位數(shù)字表示年份，如“2023”。3.分類號：根據(jù)檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“X”代表宣講資料類，“H”代表活動(dòng)記錄類等。4.編號格式為：年度流水號+分類號+順序號，例如“2023X001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在理論宣講工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時(shí)，確保檔案的完整性。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版和電子版。（二）整理要求1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固；電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一格式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.檔案管理人員對申請表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.檔案管理人員對申請表進(jìn)行嚴(yán)格審核，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門備案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立理論宣講團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作是否規(guī)范。3.檔案信息化管理工作進(jìn)展情況。4.檔案鑒定與銷毀工作是否符合規(guī)定。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理部門