PAGE職稱檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司職稱檔案管理，確保職稱檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工職稱檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職稱檔案由人力資源部門集中管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映員工的職稱申報及評審情況。3.安全保密原則：嚴格保密檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時間等。3.參加工作時間、現(xiàn)工作崗位、聯(lián)系方式等。（二）職稱申報材料1.職稱評審表：包括個人基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績成果、論文著作、答辯情況等。2.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件。4.工作經(jīng)歷證明材料：如勞動合同、任職文件、工作業(yè)績報告等。5.業(yè)績成果材料：包括科研項目、獲獎證書、專利證書、發(fā)表的論文著作等。6.繼續(xù)教育證明材料：參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的結(jié)業(yè)證書、成績單等。（三）職稱評審相關(guān)材料1.評審委員會評審意見及表決結(jié)果。2.公示情況及公示結(jié)果。3.職稱評審?fù)ㄟ^文件。（四）其他相關(guān)材料1.個人年度考核材料。2.崗位變動情況記錄。3.其他與職稱相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與收集(一)建立流程1.員工在符合職稱申報條件時，應(yīng)向人力資源部門提出職稱申報申請。2.人力資源部門根據(jù)員工申請，發(fā)放職稱申報材料清單，明確所需提交的各項材料。3.員工按照清單要求，準(zhǔn)備并提交相關(guān)申報材料。4.人力資源部門對員工提交的材料進行初步審核，審核通過后，將材料整理歸檔，建立個人職稱檔案。（二）收集要求1.材料應(yīng)真實、完整、有效，復(fù)印件需清晰可辨，并加蓋單位公章或相關(guān)部門印章。2.材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進行整理，確保整齊規(guī)范。3.對于重要材料，如原件不易提供的，應(yīng)提供清晰的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.人力資源部門應(yīng)定期收集員工的職稱相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容及時更新。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.按照職稱級別分類：分為初級職稱檔案、中級職稱檔案、高級職稱檔案。2.按照專業(yè)類別分類：如工程類、經(jīng)濟類、會計類、教育類等，每個專業(yè)類別下再按照職稱級別細分。3.按照時間順序分類：將同一員工不同時間段的職稱相關(guān)材料依次排列。（三）整理步驟1.對收集到的材料進行清理，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照分類方法，對材料進行分類編號。3.編寫檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息。4.將材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、員工姓名、職稱級別等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案架（柜）、電腦、打印機、復(fù)印機等，便于檔案的管理和查閱。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)進行登記，并在檔案管理人員的陪同下進行操作。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的職稱檔案。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱職稱檔案的，需經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《職稱檔案查閱申請表》。3.外部單位因特殊原因需要查閱公司員工職稱檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)公司人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《職稱檔案查閱申請表》。（二）查閱程序1.查閱人填寫《職稱檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《職稱檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，職稱檔案不對外借閱。因特殊原因確需借閱的，需經(jīng)公司人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《職稱檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《職稱檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，并在《職稱檔案借閱登記表》上簽字確認。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.在檔案管理工作中，嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人管理等。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備等的安全管理。2.定期對檔案安全進行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全防范意識，確保檔案管理工作安全無事故。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司職稱檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計分析、在線借閱等功能，為公司人力資源管理提供有力支持。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案內(nèi)容錄入職稱檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。檔案信息錄入后，應(yīng)進行認真核對，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對檔案信息進行維護，及時更新檔案內(nèi)容，如員工職稱晉升、崗位變動、業(yè)績成果變化等信息。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強職稱檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。如發(fā)生系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)。3.建立系統(tǒng)使用日志，記錄用戶的操作情況，以便進行審計和監(jiān)督。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司實際情況，制定科學(xué)合理的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由人力資源部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)銷毀的檔案，填寫《職稱檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《職稱檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由參與銷毀