PAGE監(jiān)督站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)督站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)督站各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)資料、技術(shù)文檔、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則監(jiān)督站設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)全站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)督站的工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋監(jiān)督站工作的各個(gè)方面，包括文件的正件與附件、定稿與修改稿、請(qǐng)示與批復(fù)等。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為監(jiān)督站的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)監(jiān)督站設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全站檔案的日常管理工作。檔案管理科應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、檢索和利用工作，為監(jiān)督站的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。6.負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)督站各部門(mén)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，提高全站檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、指示、通知等。監(jiān)督站制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。監(jiān)督站開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的文件、報(bào)告、記錄、報(bào)表等。監(jiān)督站召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。監(jiān)督站簽訂的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目資料等。監(jiān)督站工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。其他與監(jiān)督站工作相關(guān)的文件材料。3.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的檔案材料移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類(lèi)應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、技術(shù)資料類(lèi)、人事檔案類(lèi)等類(lèi)別。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，確保檔案編號(hào)的系統(tǒng)性和連續(xù)性。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，編制檔案目錄，便于檔案的查閱和檢索。5.檔案裝訂應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀(guān)。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。2.檔案歸檔應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，將檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案柜中，并按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案歸檔登記制度，對(duì)檔案的歸檔時(shí)間、類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案歸檔工作的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案因受潮、霉變、蟲(chóng)蛀等原因損壞。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等，防止檔案丟失或損壞。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、用電等，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的查閱與利用（一）檔案查閱1.監(jiān)督站內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，對(duì)查閱人員的身份和查閱目的進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）檔案利用1.監(jiān)督站外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、查閱目的、查閱單位或個(gè)人的基本信息等，經(jīng)監(jiān)督站相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，對(duì)查閱單位或個(gè)人的身份和查閱目的進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)監(jiān)督站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，為查閱單位或個(gè)人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱單位或個(gè)人、查閱檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。3.查閱單位或個(gè)人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱單位或個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。未經(jīng)監(jiān)督站同意，查閱單位或個(gè)人不得擅自將檔案用于其他目的。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織監(jiān)督站相關(guān)部門(mén)的人員組成檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，綜合考慮檔案的保管期限。3.檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，注明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限等信息，并對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限等信息，并報(bào)監(jiān)督站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在監(jiān)督站分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息的泄露。3.檔案銷(xiāo)毀人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)銷(xiāo)毀情況，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為監(jiān)督站的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)監(jiān)督站的實(shí)際需求，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類(lèi)管理、編號(hào)管理、編目管理、檢索查詢(xún)、借閱管理、權(quán)限管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與監(jiān)督站的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換，提高監(jiān)督站的整體工作效率。（四）檔案信息安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，建立健全檔案信息安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同用戶(hù)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)和修改檔案信息。3.檔案