PAGE外單位企業(yè)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范外單位對本企業(yè)檔案的查閱行為，確保企業(yè)檔案的安全與保密，同時滿足外單位合理的檔案查閱需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于因工作需要查閱本企業(yè)檔案的所有外單位，包括但不限于合作企業(yè)、政府部門、審計機構、律師事務所等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保檔案查閱活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障企業(yè)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.按需提供原則：根據(jù)外單位的實際工作需要，提供必要的檔案資料，不得隨意擴大查閱范圍。4.審批備案原則：所有檔案查閱申請均需經過嚴格審批，并進行備案記錄。二、檔案查閱范圍與分類（一）查閱范圍1.與外單位合作項目相關的合同、協(xié)議、往來函件、會議紀要等檔案。2.涉及外單位的財務審計、稅務申報等相關資料。3.應外單位要求，提供的其他與業(yè)務相關的檔案信息。（二）檔案分類1.合同協(xié)議類：包括各類合作合同、采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.財務資料類：財務報表、審計報告、稅務記錄等。3.業(yè)務往來類：往來信函、傳真、電子郵件、會議紀要等。4.技術文檔類：產品設計圖紙、技術方案、研發(fā)報告等（根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務情況確定是否對外提供）。5.其他類：如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質證書、榮譽證書等相關檔案。三、查閱申請與審批（一）申請流程1.外單位如需查閱本企業(yè)檔案，應提前向本企業(yè)相關部門提交書面查閱申請。申請應注明查閱目的、查閱內容、查閱時間、查閱人員等信息。2.申請部門應對申請內容進行初步審核，確保申請理由合理、查閱內容明確。對于不符合要求的申請，應及時與外單位溝通，要求其補充或修改申請。（二）審批權限1.一般性檔案查閱申請，由本企業(yè)檔案管理部門負責人審批。審批通過后，檔案管理部門應安排專人負責接待查閱工作。2.涉及重要機密檔案或大量檔案查閱的申請，需經本企業(yè)分管領導審批。分管領導應根據(jù)申請內容進行綜合評估，決定是否批準查閱申請。3.對于可能涉及企業(yè)重大利益或敏感信息的檔案查閱申請，須經企業(yè)法定代表人審批。法定代表人應嚴格審查申請的必要性和安全性，確保查閱活動不會對企業(yè)造成不利影響。（三）審批時間1.檔案管理部門收到查閱申請后，應在[X]個工作日內完成審批工作。對于緊急申請，應在[X]小時內給予答復。2.如申請需要補充材料或修改內容，檔案管理部門應及時通知外單位，外單位應在規(guī)定時間內完成補充或修改，重新提交申請。審批時間從重新提交申請之日起計算。四、查閱接待與服務（一）查閱場所1.檔案管理部門應設立專門的查閱場所，配備必要的辦公設備和安全設施，為外單位查閱人員提供便利條件。2.查閱場所應保持安靜、整潔，確保檔案查閱工作的正常進行。同時，應設置明顯的標識，提醒查閱人員遵守相關規(guī)定。（二）查閱人員管理1.外單位查閱人員應憑有效身份證件和本企業(yè)批準的查閱申請進入查閱場所。查閱人員應遵守本企業(yè)的各項規(guī)章制度，服從檔案管理部門工作人員的安排。2.檔案管理部門應指定專人負責接待查閱工作，向查閱人員介紹查閱流程和注意事項，并提供必要的協(xié)助。接待人員應熟悉檔案內容和查閱要求，確保查閱工作順利進行。（三）查閱方式1.外單位查閱人員可采用現(xiàn)場查閱、復印、拍照等方式獲取檔案信息。對于涉及機密或不宜公開的檔案，應按照本制度規(guī)定進行查閱，不得擅自復制或傳播。2.現(xiàn)場查閱時，查閱人員應在指定的位置進行查閱，不得將檔案帶出查閱場所。如需復印或拍照，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后按照規(guī)定的方式進行操作。復印和拍照的檔案資料應注明用途，并由檔案管理部門進行登記備案。五、檔案安全與保密措施（一）安全保障1.檔案管理部門應加強查閱場所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全存放。2.查閱工作結束后，查閱人員應將檔案資料歸還原位，由檔案管理部門工作人員進行核對和整理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并采取相應措施。（二）保密要求1.外單位查閱人員應對查閱過程中知悉的企業(yè)檔案信息嚴格保密，不得向任何無關人員泄露。未經本企業(yè)書面同意，查閱人員不得將檔案資料用于與查閱目的無關的其他用途。2.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自向外單位查閱人員提供超出審批范圍的檔案信息。在查閱過程中，工作人員應監(jiān)督查閱人員的行為，確保檔案信息安全。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)外單位查閱人員違反本制度規(guī)定，泄露企業(yè)檔案信息或擅自使用檔案資料，本企業(yè)有權立即停止其查閱活動，并依法追究其法律責任。2.對于因檔案管理部門工作人員失職導致檔案信息泄露或安全事故發(fā)生的，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、檔案查閱記錄與備案（一）查閱記錄1.檔案管理部門應建立完善的檔案查閱記錄制度，對每一次查閱申請和查閱過程進行詳細記錄。查閱記錄應包括查閱申請日期、申請部門、查閱人員、查閱內容、查閱時間、審批意見等信息。2.查閱記錄應采用紙質和電子兩種形式保存，保存期限不少于[X]年。查閱記錄應妥善保管，以備日后查詢和審計。（二）備案管理1.對于涉及重要事項或敏感信息的檔案查閱申請，檔案管理部門應在審批通過后及時進行備案。備案內容應包括查閱申請文件、審批意見、查閱記錄等相關資料。2.備案資料應按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行分類整理，定期歸檔保存。備案資料應便于查詢和追溯，為企業(yè)的內部管理和風險防范提供支持。七、附則（一）解釋權本制度由本企業(yè)檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或需要進一步明確