PAGE內(nèi)部審計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部審計檔案管理，保證內(nèi)部審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構在開展審計工作過程中形成的各類審計檔案，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目有關的其他文件、資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：內(nèi)部審計檔案由公司內(nèi)部審計機構集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：審計檔案應如實反映審計工作的全過程和審計結果，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的審計檔案進行保密管理。4.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的分類方法、編號規(guī)則和保管期限對審計檔案進行整理、編目和存放，便于查閱和利用。二、檔案管理職責（一）內(nèi)部審計機構職責1.負責制定和修訂內(nèi)部審計檔案管理制度，并組織實施。2.對審計項目過程中形成的各類文件、資料進行收集、整理、歸檔和保管。3.按照規(guī)定的保管期限對審計檔案進行鑒定和銷毀。4.建立審計檔案查閱、借閱登記制度，為公司內(nèi)部各部門及外部相關單位提供查閱、借閱服務。5.定期對審計檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。（二）審計項目負責人職責1.負責審計項目實施過程中各類文件、資料的收集、整理，并及時移交內(nèi)部審計機構歸檔。2.對移交的審計檔案的真實性、完整性負責，確保檔案資料符合歸檔要求。3.協(xié)助內(nèi)部審計機構做好審計檔案的查閱、借閱等工作。（三）公司其他部門職責1.配合內(nèi)部審計機構做好審計檔案的收集工作，及時提供與審計項目有關的文件、資料。2.在規(guī)定的權限范圍內(nèi)，按照程序查閱、借閱審計檔案，并遵守檔案管理規(guī)定。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應及時收集與審計項目有關的各種文件、資料，包括審計通知書、審計計劃、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等。2.收集的文件、資料應真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，紙張及格式符合要求。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和可恢復性。（二）整理方法1.分類：審計檔案按照審計項目進行分類，一個審計項目的文件、資料作為一個案卷。每個案卷內(nèi)再按照審計程序、審計內(nèi)容等進行細分，如審計工作底稿可分為財務收支審計工作底稿、內(nèi)部控制審計工作底稿等。2.編號：為每個審計項目案卷編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)年份、項目序號等信息，便于識別和查找。3.編目：編制審計檔案目錄，目錄應包括案卷編號、項目名稱、審計時間、保管期限、密級、檔案內(nèi)容簡介等信息，確保目錄清晰、準確，便于查閱。4.裝訂：對整理好的審計檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保存。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管期限1.內(nèi)部審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年。2.對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務、重大資產(chǎn)處置等事項的審計檔案，應永久保管。3.其他審計檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實際需要確定，具體如下：審計計劃、審計通知書等一般性文件資料保管期限為3年。審計工作底稿、審計證據(jù)等與審計過程相關的文件資料保管期限為5年。審計報告、審計決定書等結論性文件資料保管期限為10年。涉及公司重要資產(chǎn)清查、評估等專項審計項目的檔案保管期限為15年。涉及公司長期發(fā)展戰(zhàn)略、重大改革等綜合性審計項目的檔案保管期限為20年。（二）保管方式1.內(nèi)部審計檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取補救措施，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱審計檔案的，應填寫《審計檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報內(nèi)部審計機構負責人審批。2.公司外部單位（如監(jiān)管部門、審計機關等）因工作需要查閱審計檔案的，應出具正式的查閱函，經(jīng)公司分管領導審批后，由內(nèi)部審計機構安排專人陪同查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的審計檔案，未經(jīng)公司主要領導批準，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱審計檔案的，應填寫《審計檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報內(nèi)部審計機構負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的審計檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，內(nèi)部審計機構應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）查閱、借閱登記1.建立審計檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱的時間、人員、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應妥善保管，以備查詢和審計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.內(nèi)部審計機構應定期對已到保管期限的審計檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由內(nèi)部審計機構負責人牽頭，組織相關審計人員及檔案管理人員共同進行。2.鑒定時，應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，提出存毀意見。3.對涉及公司重大事項、重要業(yè)務等具有長期保存價值的檔案，即使已到保管期限，也不得銷毀，應繼續(xù)保管。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的審計檔案，應編制《審計檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《審計檔案銷毀清冊》經(jīng)內(nèi)部審計機構負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀審計檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的