PAGE檔案室制度上墻文章一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織檔案室所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)往來，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷、高效的服務(wù)，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存放有序。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，在日常工作中妥善保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對檔案信息進(jìn)行保密，不得泄露檔案機(jī)密。4.積極開展檔案信息化工作，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理效率。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件。5.公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利證書等科技檔案。6.公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等人事檔案。7.公司/組織的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案。8.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如客戶資料、項目文檔、營銷策劃等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并向檔案室移交，不得積壓或擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.科技檔案項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成項目檔案的歸檔工作。3.人事檔案員工離職或調(diào)動后一個月內(nèi)完成人事檔案的歸檔工作。4.財務(wù)檔案會計年度終了后，由財務(wù)部門按照會計檔案管理辦法整理歸檔，保管一年期滿后移交檔案室。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案整理要求，對收集的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交檔案室，一份自留備查。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的實際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法與程序1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案鑒定審批表，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、鑒定依據(jù)和銷毀意見等，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）監(jiān)銷制度1.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清單，檢查銷毀方式是否符合要求，銷毀后在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損檔案，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（三）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案室。4.檔案室應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（四）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲要求。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、命名和標(biāo)注，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫索引。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案名稱、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等全過程管理，確保檔案借閱的規(guī)范、有序。4.權(quán)限管理功能根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，保障檔案信息的完整性和可用性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司/組織成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理職責(zé)的落實、檔案收集與整理的規(guī)范、檔案歸檔與保管的要求等。2.檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，檢查檔案是否齊全、完整，是否符合整理要求。3.檔案的保管條件，檢查檔案室的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否完好，檔案存放是否有序。4.檔案的利用情況，檢查檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，利用登記是否規(guī)范。