PAGE檔案相關(guān)制度匯編范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司各項活動的過程和結(jié)果。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)公司檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向國家有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展公司檔案的利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。7.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)。4.積極配合公司綜合管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計資料等。4.公司財務(wù)、審計、稅務(wù)等方面的文件、報表、憑證等。5.公司人事、勞資、培訓(xùn)等方面的文件、檔案、記錄等。6.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理等方面的文件、圖紙、資料、報告等。7.公司對外宣傳、廣告、公關(guān)等活動中形成的文件、資料、照片、音像資料等。8.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來的文件、函件、傳真等。9.其他具有保存價值的文件、資料、物品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并按照規(guī)定的時間和要求移交公司綜合管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件資料的齊全完整、字跡清晰、簽署完備。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄等，公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括市場營銷、采購供應(yīng)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等方面的文件、合同、報表等。3.項目管理類：包括公司各類項目的立項、可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)項目的立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的文件、資料。5.企業(yè)文化類：包括公司文化建設(shè)、宣傳推廣、員工活動等方面的文件、資料、照片、音像資料等。6.其他類：包括公司與外部單位往來的文件、函件、傳真等，以及其他不屬于上述類別的檔案。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，如電子檔案備份到光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印件留存等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。5.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，不得擅自留存。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交公司綜合管理部門辦理。2.綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并登記查閱或借閱檔案的相關(guān)信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。5.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，注明查閱的目的、范圍、時間等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在公司綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱過程中應(yīng)有專人陪同。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，并邀請相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干參加。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要程度等方面。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、方式等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。八、電子檔案管理（一）電子檔案定義本制度所稱電子檔案是指公司在各項活動中形成的以電子形式存在的具有保存價值的歷史記錄，包括但不限于電子文件、電子表格、電子圖紙、電子照片、電子音像資料等。（二）電子檔案管理原則1.真實性原則：電子檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司各項活動的過程和結(jié)果。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.可讀性原則：電子檔案應(yīng)具備可讀性，能夠在公司現(xiàn)有的軟硬件環(huán)境下正常打開和使用。（三）電子檔案管理職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)公司電子檔案的統(tǒng)一管理，制定電子檔案管理制度并組織實施。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保電子檔案的齊全完整。3.公司應(yīng)配備必要的電子檔案管理設(shè)備和軟件，如服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份設(shè)備、電子檔案管理系統(tǒng)等，確保電子檔案的安全保管和有效利用。（四）電子檔案收集與整理1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的電子檔案，并按照規(guī)定的時間和要求移交公司綜合管理部門。2.電子檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的電子檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件資料的齊全完整、格式規(guī)范、命名準(zhǔn)確。4.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進(jìn)行分類，同一類別的電子檔案按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。5.編制電子檔案目錄，目錄應(yīng)包括電子檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與電子檔案內(nèi)容相符。（五）電子檔案保管1.公司應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同的地點。3.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全保護(hù)功能，如數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。4.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行。（六）電子檔案利用1.公司員工查閱、借閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》或《電子檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的電子檔案名稱、日期、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交公司綜合管理部門辦理。2.綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并登記查閱或借閱電子檔案的相關(guān)信息。3.查閱電子檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將電子檔案復(fù)制或帶出。如需借閱電子檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管電子檔