PAGE如何在公司建立制度檔案一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司制度檔案的建立、管理和使用，確保公司制度的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司的運營管理提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.制度檔案：指公司在運營過程中制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、操作流程等文件資料的集合。2.制度制定部門：負(fù)責(zé)起草、修訂公司制度的部門。3.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司制度檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作的部門。二、制度制定與發(fā)布（一）制度制定原則1.合法性原則：制度應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.合理性原則：制度應(yīng)具有合理性和可操作性，充分考慮公司實際情況和員工需求。3.完整性原則：制度應(yīng)涵蓋公司運營管理的各個方面，避免出現(xiàn)漏洞和空白。4.一致性原則：制度之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)、一致，避免出現(xiàn)矛盾和沖突。（二）制度制定流程1.需求調(diào)研：制度制定部門應(yīng)深入了解公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，廣泛征求各部門和員工的意見和建議，確定制度制定的必要性和可行性。2.起草初稿：制度制定部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，組織相關(guān)人員起草制度初稿。初稿應(yīng)明確制度的目的、適用范圍、主要內(nèi)容、操作流程、責(zé)任分工等。3.征求意見：制度初稿完成后，制度制定部門應(yīng)將其發(fā)送給各相關(guān)部門和員工征求意見。征求意見的時間一般不少于[X]個工作日。各部門和員工應(yīng)認(rèn)真閱讀制度初稿，提出修改意見和建議，并及時反饋給制度制定部門。4.修改完善：制度制定部門根據(jù)征求意見情況，對制度初稿進行修改完善，形成制度送審稿。5.審核會簽：制度送審稿應(yīng)提交給公司管理層進行審核。審核通過后，制度制定部門應(yīng)將制度送審稿發(fā)送給各相關(guān)部門會簽。會簽的時間一般不少于[X]個工作日。各部門應(yīng)認(rèn)真審核制度送審稿，提出會簽意見，并及時反饋給制度制定部門。6.簽發(fā)發(fā)布：制度制定部門根據(jù)審核會簽意見，對制度送審稿進行修改完善，形成制度終審稿。制度終審稿經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后，以公司正式文件的形式發(fā)布實施。（三）制度發(fā)布形式1.紙質(zhì)文件：制度應(yīng)以公司正式文件的形式發(fā)布，加蓋公司公章，并印發(fā)給各部門和員工。2.電子文件：制度發(fā)布后，制度制定部門應(yīng)將其電子文件上傳至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)，供員工查閱和下載。三、制度檔案收集（一）收集范圍1.公司發(fā)布的各項規(guī)章制度、管理辦法、操作流程等文件資料。2.制度制定過程中形成的調(diào)研資料、征求意見稿、修改稿、審核會簽記錄等相關(guān)文件資料。3.制度實施過程中產(chǎn)生的培訓(xùn)記錄、執(zhí)行情況報告、修訂建議等相關(guān)文件資料。（二）收集時間1.制度發(fā)布后，制度制定部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將制度紙質(zhì)文件和電子文件提交給檔案管理部門。2.制度實施過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，各部門應(yīng)在每月末將其整理后提交給檔案管理部門。（三）收集方式1.主動收集：檔案管理部門應(yīng)定期主動向制度制定部門和各相關(guān)部門收集制度檔案資料，確保檔案資料的及時、完整收集。2.部門報送：制度制定部門和各相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將制度檔案資料報送給檔案管理部門。四、制度檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和查閱。（二）整理方法1.分類：制度檔案應(yīng)按照制度類別、年份、文號等進行分類。具體分類方法如下：制度類別：根據(jù)公司制度的性質(zhì)和內(nèi)容，將制度分為行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理、市場營銷管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)管理等類別。年份：按照制度發(fā)布的年份進行分類。文號：按照制度的文號進行分類。2.編號：制度檔案應(yīng)按照分類順序進行編號。編號應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，格式為“[類別代碼][年份][文號]”。例如，“行政管理制度[2023][001]”。3.裝訂：制度檔案應(yīng)按照一定的順序進行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件的整齊、牢固，避免文件散失或損壞。4.編目：制度檔案應(yīng)編制目錄。目錄應(yīng)包括序號、文號、制度名稱、發(fā)布日期、實施日期、保管期限等內(nèi)容。五、制度檔案歸檔（一）歸檔原則1.及時歸檔原則：制度檔案應(yīng)在收集、整理完成后及時歸檔，確保檔案資料的及時保存。2.集中統(tǒng)一原則：制度檔案應(yīng)集中統(tǒng)一歸檔至公司檔案管理部門，便于管理和利用。3.安全保密原則：制度檔案的歸檔應(yīng)確保檔案資料的安全保密，防止檔案資料的泄露和損壞。（二）歸檔要求1.制度檔案應(yīng)按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、文號等信息。2.制度檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一起裝訂，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。3.制度檔案應(yīng)建立電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、存儲。（三）歸檔時間制度檔案應(yīng)在整理完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔至公司檔案管理部門。六、制度檔案保管（一）保管期限制度檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)制度的性質(zhì)、重要程度、使用頻率等因素確定。具體保管期限如下：1.長期保存：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的制度檔案，保管期限為[X]年。2.中期保存：涉及公司日常運營管理、一般性業(yè)務(wù)規(guī)定等方面的制度檔案，保管期限為[X]年。3.短期保存：涉及公司臨時性工作、階段性任務(wù)等方面的制度檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：制度檔案的紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜中，并定期進行盤點和清查。2.電子檔案保管：制度檔案的電子檔案應(yīng)存儲在公司檔案管理系統(tǒng)中，并定期進行備份。備份應(yīng)采用異地存儲或多種存儲介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全性和可靠性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對制度檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的完整、安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制制度檔案。如需查閱、借閱、復(fù)制制度檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。3.制度檔案的保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定和銷毀工作應(yīng)由公司檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行，并做好記錄。七、制度檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱制度檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的制度檔案。2.公司外部單位或個人因合作、調(diào)研、審計等工作需要查閱制度檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.申請：查閱制度檔案的人員應(yīng)填寫《制度檔案查閱申請表》，注明查閱的制度檔案名稱、文號、查閱目的、查閱時間等信息，并提交給檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門應(yīng)在收到《制度檔案查閱申請表》后的[X]個工作日內(nèi)進行審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)向查閱人員出具《制度檔案查閱通知書》，并告知查閱的時間、地點、注意事項等。3.查閱：查閱人員應(yīng)按照《制度檔案查閱通知書》的要求，在規(guī)定的時間和地點查閱制度檔案。查閱時應(yīng)注意保護檔案資料，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.歸還：查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將制度檔案歸還給檔案管理部門，并在《制度檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱要求1.查閱制度檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自將制度檔案帶出檔案查閱室。如需帶出檔案查閱室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。2.查閱制度檔案的人員應(yīng)妥善保管查閱的制度檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。如需向他人提供檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)建立制度檔案查閱臺賬，記錄查閱的制度檔案名稱、文號、查閱人員、查閱時間、查閱目的等信息。查閱臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計。八、制度檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱制度檔案的，可借閱與其工作相關(guān)的制度檔案。2.公司外部單位或個人因合作、調(diào)研、審計等工作需要借閱制度檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.申請：借閱制度檔案的人員應(yīng)填寫《制度檔案借閱申請表》，注明借閱的制度檔案名稱、文號、借閱目的、借閱時間等信息，并提交給檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門應(yīng)在收到《制度檔案借閱申請表》后的[X]個工作日內(nèi)進行審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)向借閱人員出具《制度檔案借閱通知書》，并告知借閱的時間、地點、注意事項等。3.借閱：借閱人員應(yīng)按照《制度檔案借閱通知書》的要求，在規(guī)定的時間和地點借閱制度檔案。借閱時應(yīng)注意保護檔案資料，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.歸還：借閱人員借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將制度檔案歸還給檔案管理部門，并在《制度檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱制度檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自將制度檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需轉(zhuǎn)借他人或帶出公司，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。2.借閱制度檔案的人員應(yīng)妥善保管借閱的制度檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。如需向他人提供檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)建立制度檔案借閱臺賬，記錄借閱的制度檔案名稱、文號、借閱人員、借閱時間、借閱目的、歸還時間等信息。借閱臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計。九、制度檔案銷毀（一）銷毀范圍制度檔案保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的制度檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行，并形成鑒定報告。2.審批：鑒定報告經(jīng)公司管理層審批通過后，檔案管理部門應(yīng)制定制度檔案銷毀清單，明確銷毀的制度檔案名稱、文號、數(shù)量等信息。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一起銷毀，一份存檔備查。3.銷毀：制度檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案資料徹底銷毀。4.記錄：制度檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄工作，記錄銷毀的時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息